Hướng dẫn đăng ký bhxh cho công ty mới thành lập chi tiết từ A - Z

1. Thời hạn đăng ký bhxh cho công ty mới thành lập

• Theo quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội hiện hành, trong vòng 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động (HĐLĐ) hoặc hợp đồng làm việc với người lao động, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu cho cơ quan BHXH.
• Cảnh báo pháp lý: Nếu doanh nghiệp cố tình chậm nộp hồ sơ, né tránh đóng bảo hiểm cho nhân viên thuộc diện bắt buộc, tùy theo mức độ và thời gian vi phạm, công ty có thể bị xử phạt hành chính từ 12% đến 15% tổng số tiền phải đóng tại thời điểm lập biên bản vi phạm (theo Nghị định quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm).

2. Đối tượng bắt buộc tham gia bhxh tại doanh nghiệp

• Nhóm nhân sự ký HĐLĐ từ 3 đến dưới 12 tháng: Bao gồm tất cả lao động làm việc dưới hình thức hợp đồng xác định thời hạn, vô thời hạn, hợp đồng thời vụ hoặc theo tính chất một công việc cụ thể.
• Nhóm lao động ngắn hạn từ 1 đến dưới 3 tháng: Áp dụng đối với những nhân viên ký kết hợp đồng lao động có thời hạn ngắn trong khung thời gian này.
• Nhóm lãnh đạo, điều hành: Những cá nhân giữ chức vụ quản lý bên trong bộ máy doanh nghiệp và có phát sinh nhận lương từ nguồn ngân sách của công ty.

3. Chuẩn bị hồ sơ đăng ký bhxh cho công ty mới thành lập

3.1 Đối với người sử dụng lao động (Doanh nghiệp)

• Mẫu TK3-TS: Tờ khai của doanh nghiệp nhằm thiết lập và điều chỉnh thông tin đơn vị trên hệ thống bảo hiểm.
• Mẫu D02-LT: Bảng tổng hợp báo cáo tình hình nhân sự kèm danh sách trích đóng các loại bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN).
• Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp: Bản sao hợp pháp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GPKD).
• Hồ sơ nhân sự gốc: Bản sao Hợp đồng lao động giữa công ty và nhân viên (yêu cầu hoàn thiện đầy đủ chữ ký, đóng dấu công ty và đóng dấu giáp lai theo quy định).

3.2 Đối với người lao động (Nhân viên)

• Mẫu TK1-TS: Tờ khai cá nhân dùng để đăng ký, cập nhật thông tin tham gia bảo hiểm.
• Tài liệu chứng minh quyền lợi (nếu có): Bản sao các giấy tờ hợp pháp để làm căn cứ hưởng mức ưu đãi bảo hiểm y tế (BHYT) cao hơn khung thông thường.

4. Quy trình đăng ký bhxh cho công ty mới thành lập

Bước 1: Đăng ký mã đơn vị quản lý BHXH

• Sử dụng phần mềm I-VAN chuyên dụng: Doanh nghiệp tạo lập hồ sơ và dùng Chữ ký số (Token) để ký xác thực ngay trên các ứng dụng kê khai điện tử (như VNPT, Viettel, Bkav, EFY...).
• Sử dụng Cổng dịch vụ công quốc gia: Truy cập trực tiếp vào hệ thống trực tuyến của BHXH Việt Nam tại địa chỉ dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn để nộp hồ sơ và cập nhật tiến độ duyệt (đây là phương thức bắt buộc tại một số khu vực như TP. Hồ Chí Minh).

Bước 2: Khai báo tăng lao động đầu tiên

• Phương thức thực hiện: Thao tác online qua tài khoản phần mềm bảo hiểm hoặc cổng dịch vụ công.
• Thời gian cấp sổ và thẻ: Sau khi doanh nghiệp hoàn tất thủ tục khai báo và đóng đủ tiền bảo hiểm theo phát sinh, cơ quan BHXH sẽ cấp thẻ BHYT và sổ BHXH mới cho nhân viên trong vòng 5 ngày làm việc.
• Mẹo tối ưu thời gian: Nếu chọn nộp hồ sơ bản giấy (truyền thống) ngay từ đầu, doanh nghiệp được phép gộp chung hồ sơ của Bước 1 và Bước 2 để nộp cùng một lúc. Đối với hình thức này, nhớ đính kèm thêm bản photo Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân của những người lao động tham gia.

5. Mức đóng và tỷ lệ đóng bhxh cho công ty mới thành lập

6. Những lưu ý khi đăng ký bhxh cho công ty mới thành lập

• Xác định đúng cơ quan BHXH quản lý: Thông thường, công ty đặt trụ sở tại quận/huyện nào thì sẽ nộp hồ sơ đăng ký lần đầu tại cơ quan BHXH thuộc quận/huyện đó.
• Đồng bộ thông tin đăng ký kinh doanh: Tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở trên mẫu TK3-TS bắt buộc phải trùng khớp từng ký tự với thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Tra cứu kỹ mã số BHXH cũ của nhân viên: Việc khai báo sai hoặc trùng lặp mã số BHXH của người lao động sẽ khiến hồ sơ bị báo lỗi hệ thống. Kế toán nên sử dụng công cụ tra cứu mã số BHXH trên trang web chính thức của BHXH Việt Nam trước khi kê khai.
• Mở tài khoản ngân hàng chuyên dụng: Doanh nghiệp nên mở một tài khoản ngân hàng đứng tên công ty và đăng ký với cơ quan BHXH để thuận tiện cho việc trích nộp tiền bảo hiểm tự động định kỳ hàng tháng.