Điều kiện, thủ tục thành lập công ty xăng dầu mới nhất năm 2026

1. Công ty kinh doanh xăng dầu là gì?

2. Cơ sở pháp lý khi thành lập công ty kinh doanh xăng dầu

• Luật Doanh nghiệp hiện hành (điều chỉnh các vấn đề về loại hình, hồ sơ và thủ tục thành lập pháp nhân).
• Luật Phòng cháy và chữa cháy, Luật Bảo vệ môi trường cùng các văn bản hướng dẫn thi hành.
• Nghị định số 83/2014/NĐ-CP, Nghị định số 95/2021/NĐ-CP, Nghị định số 80/2023/NĐ-CP và các quy định sửa đổi, bổ sung mới nhất tính đến năm 2026 về kinh doanh xăng dầu.

3. Điều kiện thành lập công ty xăng dầu

3.1 Lựa chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp

• Doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ (Kinh doanh đại lý, mở cây xăng đơn lẻ): Loại hình Công ty TNHH Một thành viên hoặc Công ty TNHH Hai thành viên trở lên là lựa chọn tối ưu nhờ cấu trúc quản lý gọn nhẹ, trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi vốn góp giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý cho chủ đầu tư.
• Doanh nghiệp quy mô lớn (Thương nhân phân phối, đầu mối): Công ty Cổ phần là mô hình lý tưởng để huy động nguồn vốn lớn từ các cổ đông, phát triển chuỗi cung ứng rộng khắp toàn quốc.

3.2 Quy định về đặt tên công ty

3.3 Trụ sở chính và địa điểm kinh doanh

3.4 Vốn điều lệ và năng lực tài chính

3.5 Áp mã ngành nghề kinh doanh cấp 4 chuẩn xác

• 4661: Bán buôn nhiên liệu rắn, lỏng, khí và các sản phẩm liên quan (Chi tiết: Bán buôn xăng dầu).
• 4730: Bán lẻ nhiên liệu động cơ trong các cửa hàng chuyên doanh (Chi tiết: Bán lẻ xăng dầu, mở cửa hàng/cây xăng).
• 5210: Kho bãi và lưu giữ hàng hóa (Chi tiết: Kinh doanh dịch vụ cho thuê kho, cảng chứa xăng dầu).
• 4933: Vận tải hàng hóa bằng đường bộ (Chi tiết: Vận tải xăng dầu bằng xe chuyên dụng).

4. Điều kiện pháp lý để được cấp giấy phép con chuyên ngành

4.1 Điều kiện đối với cửa hàng bán lẻ xăng dầu (Cây xăng)

• Quyền sở hữu: Cửa hàng phải thuộc sở hữu hợp pháp hoặc đồng sở hữu của thương nhân được thành lập theo quy định của pháp luật.
• Thiết kế và xây dựng: Được xây dựng theo đúng quy chuẩn quy định tại Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về yêu cầu thiết kế cửa hàng xăng dầu, bảo đảm an toàn kiến trúc.
• Thiết bị đo lường: Các cột bơm phải là thiết bị chính hãng, được cơ quan quản lý đo lường kiểm định và dán tem niêm phong định kỳ để đảm bảo tính chính xác cho người tiêu dùng.
• Hồ sơ an toàn: Đây là hai loại giấy tờ mang tính chất quyết định:
  • Hồ sơ PCCC: Có Giấy chứng nhận thẩm duyệt thiết kế và biên bản nghiệm thu hệ thống phòng cháy và chữa cháy (PCCC) do cơ quan Cảnh sát PCCC có thẩm quyền phê duyệt.
  • Hồ sơ môi trường: Sở hữu Giấy phép môi trường hoặc văn bản Đăng ký môi trường phù hợp với quy mô và công suất bồn chứa của dự án theo Luật Bảo vệ môi trường.

4.2 Điều kiện đối với các cấp bậc thương nhân kinh doanh xăng dầu

• Đại lý bán lẻ xăng dầu / Thương nhân nhận quyền: Phải có cửa hàng bán lẻ thuộc sở hữu hoặc thuê hợp pháp; có hợp đồng đại lý/nhận quyền ký kết với thương nhân đầu mối hoặc thương nhân phân phối có thời hạn tối thiểu theo quy định.
• Thương nhân phân phối xăng dầu: Phải có hệ thống kho, bể chứa xăng dầu dung tích tối thiểu theo quy định; có phương tiện vận tải xăng dầu thuộc sở hữu hoặc thuê sử dụng; có hệ thống phân phối tối thiểu (bao gồm các cửa hàng sở hữu và hệ thống đại lý thuộc hệ thống) trải khắp các tỉnh, thành phố.
• Thương nhân đầu mối (Xuất, nhập khẩu): Phải đáp ứng điều kiện về quy mô cầu cảng chuyên dụng, hệ thống kho tiếp nhận nội địa dung tích lớn; bảo đảm hạn mức nhập khẩu tối thiểu hàng năm được Bộ Công Thương giao và có năng lực pha chế xăng dầu sinh học (như xăng E5) nếu có đăng ký hoạt động sản xuất, pha chế.

4.3 Yêu cầu về nhân sự và sức khỏe

• Quản lý trực tiếp và nhân viên vận hành tại cửa hàng, kho bãi phải được đào tạo bài bản và sở hữu các chứng chỉ chuyên môn bắt buộc: Chứng chỉ nghiệp vụ kinh doanh xăng dầu, Chứng chỉ huấn luyện nghiệp vụ PCCC & cứu nạn cứu hộ, Chứng chỉ an toàn môi trường.
• Cán bộ, công nhân viên trực tiếp tiếp xúc với xăng dầu phải được kiểm tra và cấp giấy chứng nhận đủ sức khỏe định kỳ theo quy định của Bộ Y tế để đảm bảo an toàn lao động trong môi trường độc hại.

5. Quy trình & thủ tục thành lập công ty kinh doanh xăng dầu chi tiết

5.1 Giai đoạn 1: Thủ tục đầu tư (Đối với doanh nghiệp có vốn nước ngoài)

5.2 Giai đoạn 2: Đăng ký thành lập doanh nghiệp (Tại Sở Kế hoạch và Đầu tư)

• Thành phần hồ sơ:
  • Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo mẫu quy định.
  • Điều lệ công ty kinh doanh xăng dầu.
  • Danh sách thành viên (đối với công ty TNHH) hoặc danh sách cổ đông sáng lập (đối với công ty cổ phần).
  • Bản sao hợp lệ CCCD/Hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật, các thành viên góp vốn hoặc cổ đông.
  • Giấy ủy quyền (nếu người đi nộp hồ sơ không phải là người đại diện pháp luật).
• Quy trình nộp và xử lý:
  • Bước 1: Nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
  • Bước 2: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở KH&ĐT xem xét tính hợp lệ. Nếu hồ sơ đạt yêu cầu, cơ quan sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC). Nếu bị từ chối, sẽ có văn bản trả lời nêu rõ lý do để sửa đổi, bổ sung.
  • Bước 3: Tiến hành khắc dấu tròn pháp nhân công ty và treo biển hiệu tại trụ sở chính.

5.3 Giai đoạn 3: Xin Giấy phép con đủ điều kiện kinh doanh xăng dầu

• Hồ sơ xin giấy phép con gồm:
  • Đơn đề nghị cấp Giấy phép đủ điều kiện kinh doanh xăng dầu theo mẫu.
  • Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC).
  • Bản tài liệu chứng minh quyền sở hữu hoặc thuê hợp pháp cơ sở vật chất (đất đai, nhà xưởng, kho chứa, cửa hàng).
  • Bản sao các chứng chỉ kiểm định thiết bị đo lường, cột bơm.
  • Bản sao Giấy chứng nhận nghiệm thu PCCC và văn bản phê duyệt về môi trường.
  • Danh sách nhân sự kèm theo bản sao chứng chỉ chuyên môn, nghiệp vụ và giấy khám sức khỏe.
• Thẩm quyền và thời gian giải quyết:
  • Sở Công Thương: Thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ, tổ chức đoàn kiểm tra thực địa và cấp Giấy chứng nhận cửa hàng đủ điều kiện bán lẻ xăng dầu, Giấy xác nhận đủ điều kiện làm đại lý bán lẻ xăng dầu trên địa bàn tỉnh. Thời gian giải quyết thông thường từ 15 - 20 ngày làm việc.
  • Bộ Công Thương: Thẩm quyền tiếp nhận và cấp Giấy chứng nhận đối với Thương nhân phân phối và Thương nhân đầu mối xuất nhập khẩu xăng dầu. Thời gian giải quyết dao động từ 20 - 30 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
  • Thời hạn hiệu lực: Các loại Giấy phép đủ điều kiện kinh doanh xăng dầu thường có thời hạn hiệu lực là 05 năm kể từ ngày cấp. Trước khi hết hạn 30 ngày, doanh nghiệp phải làm thủ tục xin gia hạn hoặc cấp mới theo quy định.

6. Các công việc cần làm và lưu ý sau khi thành lập công ty xăng dầu

1. Nghĩa vụ thuế và lệ phí: Thực hiện khai trình thuế ban đầu, nộp lệ phí môn bài; mua chữ ký số (Token); làm thủ tục mở tài khoản ngân hàng và thông báo tài khoản với cơ quan thuế. Đặc biệt, tuân thủ nghiêm ngặt quy định phát hành hóa đơn điện tử theo từng lần bán hàng tại các cột bơm đối với cửa hàng bán lẻ và truyền dữ liệu về cơ quan thuế trong ngày.
2. Duy trì các điều kiện an toàn: Tuyệt đối không được tự ý hoán cải, mở rộng công trình xăng dầu khi chưa được cấp phép xây dựng hoặc thẩm duyệt PCCC bổ sung. Thường xuyên tổ chức diễn tập PCCC cho nhân viên.
3. Mức phạt vi phạm (Cảnh báo): Hành vi tự ý đi vào hoạt động kinh doanh, bán lẻ xăng dầu khi không có giấy phép đủ điều kiện hoặc giấy phép đã hết hiệu lực sẽ bị xử phạt vi phạt hành chính rất nặng (từ vài chục triệu đến hàng trăm triệu đồng), đồng thời bị áp dụng hình thức phạt bổ sung là tịch thu tang vật, tước quyền sử dụng giấy phép và đình chỉ hoạt động có thời hạn.