Dịch Vụ Tư Vấn Chuyên Nghiệp VISIONCONVISIONCON với hơn 10 năm cung cấp dịch vụ thành lập công ty, kế toán thuế uy tín chuyên nghiệp, nhanh chóng và chi phí hợp lý cho doanh nghiệp. Xem ngay ưu đãi 2024!
Dịch Vụ Tư Vấn Chuyên Nghiệp VISIONCONhttps://tuvanvision.com/uploads/images/logo_new.png
Thứ ba - 10/03/2026 02:47
Việc đăng ký BHXH cho công ty mới thành lập không chỉ là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc mà còn là cách để doanh nghiệp khẳng định uy tín và đảm bảo quyền lợi cho người lao động. Tuy nhiên, với các startup hoặc doanh nghiệp mới, quy trình đối soát hồ sơ và làm việc với cơ quan bảo hiểm thường gặp nhiều bỡ ngỡ.
Bài viết này sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện về hồ sơ, thủ tục và những lưu ý quan trọng để doanh nghiệp thực hiện đăng ký BHXH lần đầu một cách nhanh chóng và chính xác nhất.
1. Các nhóm đối tượng bắt buộc tham gia bảo hiểm xã hội
Tuân thủ quy định về BHXH không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là trách nhiệm đạo đức của doanh nghiệp đối với đội ngũ nhân sự. Căn cứ theo Luật Bảo hiểm xã hội hiện hành, có 3 nhóm đối tượng chính mà công ty mới thành lập cần lưu ý để thực hiện đăng ký đóng bảo hiểm:
Nhân sự ký kết hợp đồng lao động dài hạn và ngắn hạn: Bao gồm tất cả cá nhân làm việc theo hợp đồng không xác định thời hạn, hợp đồng có thời hạn, hoặc các loại hợp đồng thời vụ, hợp đồng theo công việc cụ thể có thời gian thực hiện từ đủ 03 tháng đến dưới 12 tháng.
Người lao động có hợp đồng từ 01 đến dưới 03 tháng: Đây là nhóm đối tượng đặc thù thường bị các doanh nghiệp bỏ sót. Chỉ cần hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên, doanh nghiệp đã phát sinh nghĩa vụ đóng BHXH cho nhân viên.
Cán bộ quản lý điều hành doanh nghiệp: Áp dụng đối với những người giữ chức vụ quản lý công ty (Giám đốc, Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc...) có phát sinh việc hưởng tiền lương từ nguồn ngân sách của doanh nghiệp đó.
Các nhóm đối tượng bắt buộc tham gia bảo hiểm xã hội
2. Thời hạn bắt buộc đăng ký BHXH cho doanh nghiệp mới
Theo quy định của pháp luật hiện hành, trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc, người sử dụng lao động có trách nhiệm lập hồ sơ đăng ký tham gia BHXH lần đầu cho nhân viên.
Việc chậm trễ không chỉ ảnh hưởng đến quyền lợi của nhân viên (ốm đau, thai sản, tai nạn lao động) mà còn khiến doanh nghiệp đối mặt với rủi ro bị xử phạt hành chính từ cơ quan chức năng.
3. Hồ sơ đăng ký bhxh cho công ty mới thành lập
Để quá trình xét duyệt diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ sau. Hồ sơ đăng ký BHXH cho công ty hiện nay chủ yếu được thực hiện qua hình thức điện tử, nhưng các mẫu văn bản vẫn phải tuân thủ quy chuẩn của BHXH Việt Nam.
3.1 Đối với người sử dụng lao động (Doanh nghiệp)
Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS): Đây là mẫu quan trọng nhất để định danh doanh nghiệp trên hệ thống bảo hiểm.
Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS): Tổng hợp danh sách hồ sơ làm căn cứ truy thu hoặc đăng ký mới.
Giấy phép kinh doanh: Bản sao công chứng hoặc ảnh chụp bản gốc (đối với kê khai online).
3.2 Đối với người lao động (Nhân viên)
Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS): Áp dụng cho nhân viên chưa có mã số BHXH hoặc cần thay đổi thông tin.
Hợp đồng lao động: Bản sao hợp đồng chính thức giữa doanh nghiệp và nhân viên.
Giấy tờ định danh: Căn cước công dân (CCCD) gắn chip để đối soát mã số định danh cá nhân trên hệ thống dữ liệu quốc gia.
Hồ sơ đăng ký bhxh cho công ty mới thành lập
3. Quy trình thủ tục đăng ký bhxh lần đầu cho công ty
Hiện nay, cơ quan Bảo hiểm xã hội khuyến khích doanh nghiệp thực hiện thủ tục đăng ký BHXH lần đầu cho công ty thông qua phần mềm kê khai bảo hiểm điện tử (IVAN) để tiết kiệm thời gian.
Bước 1: Trang bị công cụ kê khai BHXH điện tử (Phần mềm IVAN)
Để tối ưu hóa việc quản lý nhân sự (tăng/giảm lao động, giải quyết chế độ thai sản, ốm đau), doanh nghiệp cần sở hữu một phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội điện tử.
Lựa chọn nhà cung cấp: Bạn có thể tham khảo các đơn vị uy tín như VNPT, Viettel, BKAV, hoặc EFY. Các phần mềm này đóng vai trò là "cầu nối" giúp ký số và gửi hồ sơ trực tuyến đến cơ quan BHXH.
Tầm quan trọng của Mã đơn vị: Sau khi đăng ký phần mềm, doanh nghiệp sẽ được cấp một Mã đơn vị (gồm 7 ký tự số và chữ). Đây là "mã định danh" duy nhất của công ty trên hệ thống bảo hiểm. Lưu ý, mã này sẽ đi theo doanh nghiệp suốt quá trình hoạt động và chỉ đóng lại khi công ty thực hiện thủ tục giải thể hoặc chuyển địa chỉ khác tỉnh.
Bước 2: Thực hiện đăng ký mã đơn vị lần đầu
Để sở hữu mã đơn vị, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai phương thức linh hoạt sau:
Phương thức 1: Đăng ký trực tiếp trên phần mềm IVAN Kế toán chuẩn bị bản quét (scan) Giấy phép kinh doanh. Trên giao diện phần mềm, bạn nhập đầy đủ thông tin doanh nghiệp và lưu ý tích chọn vào ô "Đơn vị tham gia lần đầu - chưa có mã". Đính kèm hồ sơ pháp lý và thực hiện ký số để gửi đi. Thông thường, sau 24h - 48h làm việc, cơ quan BHXH sẽ phản hồi kết quả và cấp mã đơn vị chính thức.
Phương thức 2: Đăng ký qua Cổng dịch vụ công của BHXH Việt Nam Gia chủ hoặc kế toán truy cập trực tiếp hệ thống điện tử của BHXH Việt Nam để khai báo. Cách này giúp bạn chủ động theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ một cách minh bạch.
Bước 3: Hoàn tất thủ tục báo tăng lao động và cấp sổ, thẻ
Khi đã có mã đơn vị, đây là lúc doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ đóng bảo hiểm cho nhân viên.
Chuẩn bị dữ liệu nhân sự: Kế toán cần thu thập các thông tin bao gồm: CCCD gắn chip, số sổ BHXH (nếu có), số điện thoại chính chủ và thông tin hộ khẩu. Ngoài ra, hướng dẫn nhân viên cài đặt ứng dụng VssID để theo dõi quá trình đóng và hưởng các chế độ về sau.
Thời gian nhận kết quả: Sau khi hồ sơ báo tăng được duyệt và doanh nghiệp hoàn tất đóng tiền bảo hiểm tháng đầu tiên, cơ quan BHXH sẽ cấp thẻ BHYT và sổ BHXH (nếu là lao động mới) trong vòng khoảng 05 ngày làm việc.
Lưu ý đặc biệt: Đối với lần đầu đăng ký, bạn có thể kết hợp việc xin mã đơn vị và báo tăng lao động cùng lúc để rút ngắn thời gian. Đừng quên đính kèm các giấy tờ chứng minh quan hệ lao động để hồ sơ được duyệt nhanh chóng.
Quy trình thủ tục đăng ký bhxh lần đầu cho công ty
4. Những khó khăn thường gặp khi tự thực hiện thủ tục BHXH
Dù quy trình đã được số hóa, nhưng thực tế nhiều công ty mới vẫn gặp phải các trở ngại:
Sai lệch mức lương đóng bảo hiểm: Không nắm rõ mức lương tối thiểu vùng dẫn đến hồ sơ bị trả về.
Lỗi kỹ thuật chữ ký số: Trục trặc trong việc kết nối giữa phần mềm và hệ thống của cơ quan BHXH.
Xác định đối tượng tham gia: Nhầm lẫn giữa nhân viên thử việc và nhân viên chính thức trong việc đóng BHXH bắt buộc.
5. Câu hỏi thường gặp về đăng ký BHXH lần đầu
5.1 Doanh nghiệp mới thành lập chưa có nhân viên có phải đóng BHXH không?
Nếu doanh nghiệp chưa ký kết hợp đồng lao động với bất kỳ cá nhân nào thì chưa phát sinh nghĩa vụ đóng BHXH. Tuy nhiên, nếu chủ doanh nghiệp hưởng lương từ công ty thì vẫn phải thực hiện đăng ký.
5.2 Mức đóng BHXH năm 2026 là bao nhiêu?
Thông thường, tổng mức đóng là 32% quỹ tiền lương, trong đó doanh nghiệp đóng 21.5% và người lao động đóng 10.5%.
5.3 Có thể đăng ký BHXH qua bưu điện không?
Có, nhưng hiện nay hình thức điện tử được ưu tiên xử lý nhanh hơn và hạn chế thất lạc giấy tờ.
Đăng ký BHXH một trong những thủ tục pháp lý "đau đầu" sau khi thành lập công ty
Việc đăng ký BHXH chỉ là một trong hàng loạt các thủ tục pháp lý "đau đầu" sau khi thành lập công ty. Nếu bạn đang loay hoay với các quy định phức tạp, hãy để chuyên gia gánh vác thay bạn.
Tại Visioncon, với đội ngũ pháp lý am hiểu sâu sắc về luật doanh nghiệp và lao động, Visioncon giúp bạn tập trung 100% nguồn lực vào việc phát triển kinh doanh, còn các con số và thủ tục đã có chúng tôi lo.
Hy vọng qua bài viết này, quý doanh nghiệp đã nắm rõ lộ trình đăng ký BHXH cho công ty mới thành lập. Đây là bước đệm quan trọng để xây dựng một doanh nghiệp bền vững và chuyên nghiệp. Mọi thông tin chi tiết xin liên hệ: CÔNG TY TNHH TƯ VẤN VISION Trụ sở chính: Số 19 Hoàng Diệu, Phường 13, Quận 4, Tp.HCM
VP Quận Tân Bình: Số 6-6A Đường D52, Phường 12, Quận Tân Bình
ĐT: (028) 6261 5511
Hotline: 0908 95 15 79
Email: tuvanvs@gmail.com
Website: http://tuvanvision.com
Dịch Vụ Tư Vấn Chuyên Nghiệp VISIONCON
VISIONCON với hơn 10 năm cung cấp dịch vụ thành lập công ty, kế toán thuế uy tín chuyên nghiệp, nhanh chóng và chi phí hợp lý cho doanh nghiệp. Xem ngay ưu đãi 2024!
Hotline:
