Điều kiện, thủ tục & hồ sơ thành lập công ty dịch thuật 2026

1. Công ty dịch thuật là gì?

• Dịch thuật thông thường: Dịch nội dung thương mại, sách báo, website, tài liệu kỹ thuật không yêu cầu xác nhận của cơ quan nhà nước.
• Dịch thuật công chứng: Dịch các giấy tờ pháp lý (bằng cấp, hồ sơ thầu, giấy khai sinh...) và sau đó mang bản dịch đến Phòng Tư pháp hoặc Văn phòng công chứng để xác nhận chữ ký người dịch.

2. Cơ sở pháp lý áp dụng năm 2026

• Luật Doanh nghiệp 2020 và các nghị định hướng dẫn thi hành.
• Luật Đầu tư 2020.
• Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.
• Thông tư 01/2020/TT-BTP quy định chi tiết về chứng thực.

3. Điều kiện thành lập công ty dịch thuật

3.1 Điều kiện về chủ thể thành lập

• Cá nhân/Tổ chức: Phải có đầy đủ năng lực hành vi dân sự, không thuộc đối tượng bị cấm quản lý và thành lập doanh nghiệp theo quy định pháp luật.
• Nhà đầu tư nước ngoài: Cần đáp ứng các điều kiện về tỷ lệ sở hữu và lĩnh vực tiếp cận thị trường theo cam kết WTO và pháp luật về đầu tư của Việt Nam đối với ngành dịch vụ hỗ trợ kinh doanh.

3.2 Điều kiện về nhân sự chuyên môn

• Trình độ học vấn:
  • Có bằng cử nhân ngoại ngữ trở lên đối với ngôn ngữ cần dịch.
  • Hoặc có bằng đại học khác nhưng kèm theo chứng chỉ ngoại ngữ phù hợp theo tiêu chuẩn khung năng lực ngoại ngữ do pháp luật quy định.
• Trách nhiệm pháp lý: Người dịch phải cam kết và chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính chính xác, khách quan của nội dung bản dịch so với bản gốc.
• Đăng ký chữ ký: Để thực hiện dịch thuật công chứng, người dịch phải thực hiện đăng ký mẫu chữ ký tại Phòng Tư pháp quận/huyện để làm cơ sở chứng thực sau này.

3.3 Điều kiện về ngành nghề kinh doanh

• Mã ngành 7490: Hoạt động chuyên môn, khoa học và công nghệ khác chưa được phân vào đâu.
• Chi tiết: Dịch vụ dịch thuật và thông dịch.

3.4 Điều kiện về vốn và trụ sở

• Vốn điều lệ: Pháp luật hiện hành không quy định mức vốn pháp định tối thiểu cho ngành dịch thuật. Tuy nhiên, mức vốn cần đủ để duy trì vận hành văn phòng và xây dựng uy tín với đối tác (thường dao động từ 100 triệu đến 500 triệu đồng tùy quy mô).
• Trụ sở công ty:
  • Phải có địa chỉ rõ ràng trên lãnh thổ Việt Nam.
  • Không được đặt trụ sở tại: Căn hộ chung cư chỉ có chức năng để ở hoặc nhà tập thể. Trụ sở phải có quyền sử dụng hợp pháp (hợp đồng thuê hoặc sổ đỏ).

3.5 Các trường hợp bị hạn chế dịch thuật

• Bản gốc có dấu hiệu bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm bớt nội dung không hợp lệ.
• Bản gốc đã bị hư hỏng, cũ nát không thể xác định rõ nội dung ban đầu.
• Các loại văn bản thuộc danh mục bí mật nhà nước, bí mật quân sự.
• Văn bản có nội dung trái pháp luật, vi phạm đạo đức xã hội hoặc tuyên truyền chống đối.

4. Hồ sơ thành lập công ty dịch thuật cần chuẩn bị

4.1 Các văn bản pháp lý theo mẫu quy định

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp: Cần điền đầy đủ thông tin về tên công ty, địa chỉ trụ sở, vốn điều lệ và ngành nghề kinh doanh (thường là mã ngành 7490 - Dịch thuật và thông dịch).
• Điều lệ công ty: Bản quy tắc vận hành nội bộ, có đầy đủ chữ ký của chủ sở hữu, các thành viên góp vốn hoặc cổ đông sáng lập.
• Danh sách thành viên/cổ đông:
  • Đối với Công ty TNHH 2 thành viên trở lên: Danh sách thành viên góp vốn.
  • Đối với Công ty Cổ phần: Danh sách cổ đông sáng lập và danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài (nếu có).
• Văn bản ủy quyền: Trường hợp chủ doanh nghiệp không trực tiếp đi nộp hồ sơ mà ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức dịch vụ thực hiện.
• Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư: Chỉ dành cho trường hợp thành lập công ty có vốn đầu tư nước ngoài theo quy định của Luật Đầu tư.

4.2 Giấy tờ định danh cá nhân và tổ chức

• Đối với cá nhân (Chủ sở hữu, thành viên, cổ đông): Bản sao CCCD, Hộ chiếu hoặc Giấy chứng minh nhân dân còn hiệu lực.
• Đối với tổ chức (Nếu thành viên góp vốn là tổ chức):
  • Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc quyết định thành lập.
  • Văn bản cử người đại diện theo ủy quyền và bản sao giấy tờ định danh của người đó.
• Đối với nhà đầu tư nước ngoài: Các giấy tờ pháp lý của tổ chức nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định.

4.3 Hồ sơ chuyên môn ngành dịch thuật

• Hồ sơ năng lực người dịch: Bản sao bằng cử nhân ngoại ngữ hoặc bằng đại học khác kèm chứng chỉ ngoại ngữ của đội ngũ nhân viên/cộng tác viên.
• Hợp đồng lao động hoặc hợp đồng cộng tác viên: Để làm cơ sở đăng ký mẫu chữ ký người dịch tại Phòng Tư pháp.

5. Thủ tục thành lập công ty dịch thuật

5.1 Quy trình đăng ký giấy phép kinh doanh

• Bước 1: Truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để nộp hồ sơ qua mạng bằng chữ ký số hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh.
• Bước 2: Trong vòng 03 ngày làm việc, Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư sẽ kiểm tra tính hợp lệ.
• Bước 3: Nếu hồ sơ hợp lệ, bạn sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nếu không, bạn sẽ nhận được thông báo sửa đổi, bổ sung.
• Bước 4: Doanh nghiệp phải thông báo công khai trên Cổng thông tin quốc gia trong vòng 30 ngày kể từ khi có giấy phép.

5.2 Các thủ tục hoàn thiện pháp lý sau thành lập

• Khắc con dấu: Doanh nghiệp tự quản lý và quyết định số lượng, hình thức con dấu (không cần thông báo mẫu dấu lên cơ quan đăng ký kinh doanh như trước đây).
• Mua chữ ký số (USB Token): Đây là công cụ bắt buộc để kê khai thuế, nộp BHXH và thực hiện các giao dịch điện tử.
• Mở tài khoản ngân hàng: Đại diện pháp luật trực tiếp ra ngân hàng thực hiện, sau đó cập nhật thông tin tài khoản với cơ quan quản lý.
• Đăng ký hóa đơn điện tử: Thực hiện thủ tục thông báo phát hành hóa đơn với cơ quan Thuế để có thể xuất hóa đơn cho khách hàng.
• Treo biển hiệu: Biển hiệu công ty phải được treo tại đúng địa chỉ trụ sở đã đăng ký để tránh bị cơ quan thuế khóa mã số thuế khi kiểm tra thực địa.

5.3 Thủ tục đặc thù ngành dịch thuật

• Tuyển chọn nhân sự: Tập hợp bằng cấp, chứng chỉ của người dịch/cộng tác viên đáp ứng tiêu chuẩn tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
• Đăng ký tại Phòng Tư pháp: Công ty liên hệ với Phòng Tư pháp quận/huyện nơi đặt trụ sở để làm thủ tục niêm yết danh sách và đăng ký mẫu chữ ký cho người dịch.
• Ký kết hợp đồng: Đảm bảo có hợp đồng lao động hoặc hợp đồng cộng tác viên rõ ràng để ràng buộc trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch.

6. Câu hỏi thường gặp về thành lập công ty dịch thuật

• Trụ sở chính: Số 19 Hoàng Diệu, Phường 13, Quận 4, Tp.HCM
• VP Quận Tân Bình: Số 6-6A Đường D52, Phường 12, Quận Tân Bình
• ĐT: (028) 6261 5511
• Hotline: 0908 95 15 79
• Email: tuvanvs@gmail.com
• Website: http://tuvanvision.com