Hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập tiết kiệm và hiệu quả

1. Hóa đơn điện tử là gì?

2. Hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập sử dụng 

• Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí in ấn, lưu trữ, vận chuyển hóa đơn giấy.
• Tiết kiệm thời gian: Quy trình tạo lập, gửi, nhận hóa đơn nhanh chóng, mọi lúc mọi nơi.
• Giảm thiểu rủi ro: Hạn chế mất mát, hư hỏng hóa đơn; dễ dàng tra cứu và đối chiếu thông tin.
• Minh bạch và chính xác: Dữ liệu được lưu trữ điện tử, giảm thiểu sai sót, tăng cường tính minh bạch trong quản lý tài chính.
• Bảo vệ môi trường: Góp phần giảm lượng rác thải giấy, bảo vệ tài nguyên rừng.

3. Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập

3.1 Chuẩn bị cơ sở hạ tầng kỹ thuật

• Chữ ký số (USB Token): Đây là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp ký số trên hóa đơn điện tử, đảm bảo tính pháp lý và toàn vẹn của hóa đơn. Doanh nghiệp cần liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số công cộng được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép để đăng ký và mua chữ ký số.
• Phần mềm hóa đơn điện tử: Lựa chọn một nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, được Tổng cục Thuế kết nối và đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật về hóa đơn điện tử theo quy định (Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC). Các nhà cung cấp phổ biến bao gồm VNPT, Viettel, FPT,..

3.2 Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế

• Nộp tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 01/ĐK-HĐĐT): Doanh nghiệp sẽ khai báo các thông tin cần thiết như tên doanh nghiệp, mã số thuế, hình thức hóa đơn sử dụng (có mã hoặc không mã của cơ quan thuế), tên nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Tờ khai này được ký bằng chữ ký số và gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Chờ thông báo chấp nhận: Trong vòng 01 ngày làm việc kể từ khi nhận được Tờ khai, cơ quan thuế sẽ gửi Thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 01/TB-ĐKĐT). Nếu có bất kỳ vướng mắc nào, cơ quan thuế sẽ hướng dẫn doanh nghiệp chỉnh sửa, bổ sung.

3.3 Phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử

• Tạo lập hóa đơn: Đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử của nhà cung cấp, nhập đầy đủ các thông tin cần thiết trên hóa đơn (tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua, tên hàng hóa dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền thanh toán, v.v.).
• Ký số hóa đơn: Sử dụng chữ ký số để ký điện tử lên hóa đơn. Việc ký số này đảm bảo tính xác thực và chống giả mạo.
• Gửi hóa đơn cho người mua: Hóa đơn đã ký số có thể được gửi trực tiếp cho người mua qua email, phần mềm hoặc các hình thức điện tử khác. Đồng thời, hóa đơn sẽ được truyền dữ liệu về cơ quan thuế theo quy định (đối với hóa đơn có mã) hoặc định kỳ (đối với hóa đơn không mã).
• Lưu trữ hóa đơn: Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ theo quy định của pháp luật về kế toán và pháp luật về giao dịch điện tử, đảm bảo tính toàn vẹn và dễ dàng tra cứu khi cần.

4. Các loại hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập theo quy định mới

4.1 Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

• Đặc điểm: Là hóa đơn điện tử được cấp mã xác thực của cơ quan thuế trước khi doanh nghiệp gửi cho người mua. Mã này do hệ thống của Tổng cục Thuế cấp và là một chuỗi ký tự duy nhất.
• Đối tượng áp dụng:
• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử có rủi ro cao về thuế, căn cứ vào tiêu chí đánh giá rủi ro do Bộ Tài chính quy định.
• Doanh nghiệp thành lập mới từ ngày 01/7/2022 (trừ một số trường hợp đặc biệt).
• Hộ, cá nhân kinh doanh (trừ trường hợp tự xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin).
• Một số trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
• Lợi ích: Đảm bảo an toàn pháp lý cao nhất, giảm thiểu rủi ro gian lận hóa đơn.

4.2 Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

• Đặc điểm: Là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức kinh tế tự phát hành mà không cần mã xác thực của cơ quan thuế. Tuy nhiên, dữ liệu hóa đơn vẫn phải được truyền về cơ quan thuế theo định kỳ (thường là hàng ngày).
• Đối tượng áp dụng: Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử không thuộc đối tượng phải sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế. Thường là các doanh nghiệp lớn, có đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin, có khả năng tự quản lý rủi ro và được cơ quan thuế chấp thuận.

5. Những lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập

• Thời điểm lập hóa đơn: Hóa đơn phải được lập đúng thời điểm theo quy định của pháp luật thuế (thường là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng hàng hóa, dịch vụ, hoặc thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ).
• Sai sót hóa đơn: Trong trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót, doanh nghiệp cần thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo đúng quy định của Thông tư 78/2021/TT-BTC. Tùy thuộc vào loại sai sót (sai tên, địa chỉ người mua, sai mã số thuế, sai số tiền, sai thuế suất...), quy trình xử lý sẽ khác nhau.
• Lưu trữ và bảo mật: Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ an toàn, đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật và dễ dàng truy cập khi cần thiết trong suốt thời gian quy định (thường là 10 năm).
• Kiểm tra tính hợp lệ: Doanh nghiệp nên hướng dẫn khách hàng của mình kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tránh rủi ro.
• Cập nhật quy định: Các quy định về hóa đơn điện tử có thể thay đổi. Doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật thông tin từ Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế để đảm bảo tuân thủ.
• Hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập: Chìa khóa thành công cho doanh nghiệp mới

• Tư vấn chuyên sâu: Giải đáp mọi thắc mắc về loại hình doanh nghiệp, tên công ty, vốn điều lệ, ngành nghề kinh doanh, và các quy định pháp luật liên quan.
• Soạn thảo hồ sơ: Chuẩn bị đầy đủ và chính xác các giấy tờ cần thiết theo yêu cầu của cơ quan đăng ký kinh doanh.
• Thực hiện thủ tục: Đại diện khách hàng nộp hồ sơ, làm việc với cơ quan chức năng để đẩy nhanh quá trình cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Dấu tròn và bố cáo thành lập: Hỗ trợ khắc dấu và công bố thông tin thành lập doanh nghiệp.
• Đăng ký tài khoản ngân hàng: Hướng dẫn và hỗ trợ mở tài khoản ngân hàng cho doanh nghiệp.
• Đăng ký hóa đơn điện tử: Quan trọng hơn cả, chúng tôi sẽ hướng dẫn và hỗ trợ bạn trong suốt quá trình đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử ngay từ những ngày đầu, đảm bảo doanh nghiệp của bạn hoạt động đúng luật và hiệu quả.
• Tư vấn sau thành lập: Cung cấp các gói dịch vụ kế toán, thuế trọn gói, tư vấn pháp lý định kỳ để doanh nghiệp của bạn luôn vững vàng và phát triển bền vững.