Kê khai thuế sau khi thành lập doanh nghiệp: Chi tiết từ A đến Z

1. Tổng quan về nghĩa vụ kê khai thuế sau khi thành lập doanh nghiệp

1.1 Mục đích của việc kê khai thuế ban đầu

• Cung cấp thông tin chính thức để cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp.
• Xác định nghĩa vụ thuế phải nộp (lệ phí môn bài, thuế GTGT, thuế TNDN, thuế TNCN…).
• Đăng ký phương pháp tính thuế và chế độ kế toán áp dụng.
• Tạo cơ sở pháp lý cho việc phát hành hóa đơn điện tử và báo cáo thuế định kỳ.

1.2 Các loại nghĩa vụ thuế cần thực hiện ngay sau khi thành lập

• Khai và nộp lệ phí môn bài
• Đăng ký phương pháp tính thuế GTGT (khấu trừ hoặc trực tiếp)
• Đăng ký và thông báo phát hành hóa đơn điện tử
• Khai thuế TNDN, TNCN (nếu có phát sinh)
• Tham gia bảo hiểm xã hội (nếu có lao động)

1.3 Hậu quả khi không thực hiện đúng hạn

2. Hồ sơ kê khai thuế ban đầu: Doanh nghiệp cần chuẩn bị những giấy tờ gì?

1. Quyết định bổ nhiệm Giám đốc – văn bản chính thức xác định người giữ vai trò điều hành cao nhất của doanh nghiệp.
2. Quyết định bổ nhiệm Kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán – thể hiện bộ máy quản lý tài chính của công ty.
3. Mẫu đăng ký phương pháp khấu hao tài sản cố định – quy định cách thức trích khấu hao theo quy định pháp luật.
4. Tờ khai đăng ký hình thức kế toán và phương thức sử dụng hóa đơn – bao gồm việc lựa chọn áp dụng hóa đơn điện tử và chế độ kế toán phù hợp.
5. Tờ khai lệ phí môn bài (nếu cơ quan thuế yêu cầu nộp kèm).
6. Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp – sao y hoặc photo kèm bản gốc để đối chiếu.
7. Bản sao CMND/CCCD hoặc hộ chiếu của người đại diện pháp luật (và kế toán trưởng nếu có).
8. Phiếu đăng ký trao đổi hoặc kê khai thông tin doanh nghiệp (một số quận/huyện có yêu cầu riêng).
9. Giấy ủy quyền – áp dụng nếu người đại diện pháp luật không trực tiếp nộp hồ sơ mà ủy quyền cho cá nhân hoặc đơn vị dịch vụ.

• Doanh nghiệp nên chuẩn bị 02 bộ hồ sơ: một bộ nộp cho cơ quan thuế, một bộ lưu nội bộ có đóng dấu xác nhận đã nhận của cơ quan thuế.
• Một số thành phần hồ sơ có thể thay đổi tùy yêu cầu của cơ quan thuế tại từng địa phương, vì vậy nên liên hệ trước để được hướng dẫn cụ thể.

3. Hướng dẫn thủ tục kê khai thuế sau khi thành lập doanh nghiệp

3.1 Mở tài khoản ngân hàng và mua chữ ký số

• Mở tài khoản ngân hàng: Doanh nghiệp có thể lựa chọn bất kỳ ngân hàng thương mại nào, nhưng phải thông báo số tài khoản với cơ quan thuế trong vòng 10 ngày kể từ ngày mở.
• Mua chữ ký số (Token): Đây là công cụ bắt buộc để thực hiện giao dịch thuế điện tử. Nên ưu tiên các nhà cung cấp uy tín như Viettel, VNPT, Mobifone, BKAV… để đảm bảo hỗ trợ kỹ thuật kịp thời.

3.2 Đăng ký tài khoản thuế điện tử

• Truy cập https://thuedientu.gdt.gov.vn, dùng chữ ký số để đăng ký tài khoản.
• Sau khi đăng ký, Tổng cục Thuế sẽ cấp tên đăng nhập (Mã số thuế – QL) và mật khẩu.
• Hệ thống cho phép doanh nghiệp kê khai, nộp thuế và tra cứu hồ sơ trực tuyến.

3.3 Nộp hồ sơ khai thuế ban đầu

• Chuẩn bị 02 bộ hồ sơ gồm: Giấy đăng ký doanh nghiệp, đăng ký phương pháp tính thuế GTGT, quyết định bổ nhiệm giám đốc và kế toán trưởng (nếu có), hợp đồng thuê trụ sở, tờ khai thông tin doanh nghiệp,…
• Nộp hồ sơ tại Chi cục Thuế (hoặc Cục Thuế nếu thuộc quản lý trực tiếp).
• Thời gian xử lý tùy cơ quan thuế, thường từ 1–3 ngày làm việc.

3.4 Khai và nộp lệ phí môn bài

• Năm đầu tiên thành lập, doanh nghiệp được miễn lệ phí môn bài.
• Từ năm thứ 2, mức thu:
  • 2.000.000đ/năm nếu vốn điều lệ ≤ 10 tỷ đồng.
  • 3.000.000đ/năm nếu vốn điều lệ > 10 tỷ đồng.
• Thời hạn nộp tờ khai: Chậm nhất ngày 30/01 của năm tiếp theo. Nộp trễ sẽ bị xử phạt theo quy định.

3.5 Đăng ký phương pháp kê khai thuế GTGT

• Có thể kê khai theo phương pháp khấu trừ hoặc phương pháp trực tiếp.
• Doanh nghiệp mới thành lập thường áp dụng kê khai theo quý để giảm tần suất báo cáo.
• Đăng ký trên cổng thuế điện tử và lưu lại xác nhận từ cơ quan thuế.

3.6 Phát hành hóa đơn điện tử

• Từ 01/04/2022, toàn bộ doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.
• Các bước thực hiện:
  1. Mua phần mềm hóa đơn điện tử từ nhà cung cấp.
  2. Tạo mẫu hóa đơn.
  3. Lập Thông báo phát hành hóa đơn gửi cơ quan thuế (file XML + bản scan quyết định, thông báo và hóa đơn mẫu).
  4. Sau khi được chấp thuận, doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn.

3.7 Đăng ký nộp thuế điện tử

• Thực hiện sau khi đã có tài khoản ngân hàng, chữ ký số và tài khoản thuế điện tử.
• Việc nộp thuế trực tuyến giúp tiết kiệm thời gian, thuận tiện cho việc thanh toán các loại thuế như thuế GTGT, thuế TNDN, thuế TNCN.

3.8 Đăng ký phương pháp khấu hao tài sản cố định

• Doanh nghiệp được quyền lựa chọn phương pháp và thời gian khấu hao theo Thông tư 45/2013/TT-BTC.
• Phải thông báo với cơ quan thuế trước khi áp dụng.

3.9 Lựa chọn chế độ kế toán và thực hiện kê khai định kỳ

• Chọn hình thức sổ sách kế toán phù hợp với quy mô doanh nghiệp.
• Thực hiện kê khai thuế hàng quý hoặc hàng tháng theo quy định, kể cả khi chưa phát sinh doanh thu.
• Nắm rõ và thực hiện đầy đủ các bước trên ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động thuận lợi, tránh rủi ro pháp lý và xử phạt hành chính.

4. Doanh nghiệp mới thành lập cần kê khai thuế gì​?

4.1 Lệ phí môn bài

• Bản chất: Là khoản thu hàng năm căn cứ vào vốn điều lệ ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc vốn đầu tư (đối với doanh nghiệp FDI).
• Mức thu:
  • Trên 10 tỷ đồng: 3.000.000 đồng/năm.
  • Từ 10 tỷ đồng trở xuống: 2.000.000 đồng/năm.
• Khai và nộp:
  • Nộp tờ khai trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc ngày bắt đầu hoạt động.
  • Từ năm thứ 2 trở đi, thời hạn nộp lệ phí môn bài là chậm nhất 30/01 hàng năm.

4.2 Thuế giá trị gia tăng (GTGT)

• Cách tính: Dựa trên giá trị tăng thêm của hàng hóa, dịch vụ cung cấp.
• Phương pháp kê khai:
  • Khấu trừ: Thường áp dụng cho doanh nghiệp có quy mô lớn, sử dụng hóa đơn đầu vào.
  • Trực tiếp: Áp dụng với doanh nghiệp nhỏ hoặc chưa đủ điều kiện khấu trừ.
• Chu kỳ kê khai:
  • Doanh nghiệp mới thành lập được lựa chọn kê khai theo quý trong 12 tháng đầu.
  • Sau đó, hình thức kê khai sẽ căn cứ vào doanh thu năm trước.
• Tờ khai: Mẫu 03/GTGT (phương pháp khấu trừ) hoặc 04/GTGT (phương pháp trực tiếp).

4.3 Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

• Bản chất: Thu trên phần lợi nhuận từ hoạt động sản xuất, kinh doanh.
• Kê khai và nộp:
  • Tạm tính hàng quý, thời hạn nộp tờ khai và tiền thuế là trước ngày 30 của quý tiếp theo.
  • Quyết toán hàng năm khi kết thúc năm tài chính.
• Ưu điểm: Kê khai theo quý giúp giảm áp lực tài chính hàng tháng.

4.4 Thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

• Bản chất: Doanh nghiệp có nghĩa vụ khấu trừ thuế từ thu nhập trả cho người lao động và nộp lại cho cơ quan thuế.
• Kê khai:
  • Doanh nghiệp mới có thể chọn kê khai theo quý ngay từ đầu.
  • Sử dụng Mẫu 05/KK-TNCN theo Thông tư 92/2015/TT-BTC.
• Thời hạn nộp: Trước ngày 30 của quý tiếp theo.

4.5 Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

• Doanh nghiệp phải thông báo phát hành hóa đơn điện tử trước khi sử dụng.
• Hồ sơ gồm mẫu hóa đơn, quyết định áp dụng và file XML gửi qua cổng thuế điện tử.

4.6 Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (trong trường hợp dùng hóa đơn giấy)

• Nếu đã áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC thì không phải nộp báo cáo này.
• Trường hợp dùng hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử theo quy định cũ thì vẫn phải báo cáo theo Thông tư 39/2014/TT-BTC.

• Trụ sở chính: Số 19 Hoàng Diệu, Phường 13, Quận 4, Tp.HCM
• VP Quận Tân Bình: Số 6-6A Đường D52, Phường 12, Quận Tân Bình
• ĐT: (028) 6261 5511 – Hotline: 0908 95 15 79
• Email: tuvanvs@gmail.com
• Website: http://tuvanvision.com/