Kế toán nội bộ là gì? Chìa khóa quản lý tài chính cho doanh nghiệp

1. Kế toán nội bộ là gì?

2. Tầm quan trọng của kế toán nội bộ

• Cung cấp thông tin ra quyết định: Giúp ban lãnh đạo nắm bắt kịp thời tình hình tài chính thực tế để đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt như điều chỉnh giá bán, chiến lược marketing, kiểm soát chi phí, mở rộng đầu tư,...
• Kiểm soát dòng tiền: Đảm bảo doanh nghiệp luôn có đủ tiền để hoạt động, tránh tình trạng thiếu hụt thanh khoản hoặc tồn đọng vốn.
• Phát hiện sai sót, thất thoát: Nhờ việc đối chiếu thường xuyên các số liệu, kế toán nội bộ có thể sớm phát hiện các sai lệch, gian lận, thất thoát tài sản.
• Nền tảng cho kế toán thuế: Dữ liệu nội bộ là cơ sở quan trọng để kế toán tổng hợp lập các báo cáo tài chính và báo cáo thuế chính xác, hợp pháp.
• Tăng hiệu quả hoạt động: Phân tích chi phí giúp doanh nghiệp nhận diện các khoản chi chưa hợp lý để cắt giảm, tối ưu hóa lợi nhuận.

3. Kế toán nội bộ làm những gì? 

3.1 Thu thập và ghi chép chứng từ

• Quản lý phiếu thu, chi: Hàng ngày, kế toán nội bộ sẽ thu thập và ghi chép tất cả các phiếu thu (tiền bán hàng, thu hồi công nợ,...) và phiếu chi (mua hàng, thanh toán lương, chi phí hoạt động,...).
• Kiểm soát hóa đơn đầu vào/đầu ra: Mặc dù không trực tiếp làm báo cáo thuế, kế toán nội bộ vẫn cần theo dõi các hóa đơn mua vào, bán ra để đối chiếu với dòng tiền thực tế, đảm bảo sự khớp đúng và phát hiện sai lệch kịp thời.
• Ghi nhận các giao dịch ngân hàng: Theo dõi các khoản tiền gửi, tiền rút, ủy nhiệm chi, séc,... trên tài khoản ngân hàng của công ty.

3.2 Quản lý tiền mặt và tiền gửi ngân hàng

• Theo dõi quỹ tiền mặt: Kế toán nội bộ có trách nhiệm quản lý chặt chẽ quỹ tiền mặt, đảm bảo số dư tiền mặt thực tế khớp với số liệu ghi trên sổ sách.
• Đối chiếu sổ phụ ngân hàng: Định kỳ đối chiếu số liệu tiền gửi ngân hàng trên sổ sách kế toán với sổ phụ do ngân hàng cung cấp để phát hiện và xử lý chênh lệch (nếu có).
• Lập báo cáo dòng tiền: Theo dõi luân chuyển tiền tệ (tiền vào, tiền ra) để ban lãnh đạo nắm bắt được tình hình thanh khoản của doanh nghiệp.

3.3 Quản lý công nợ

• Theo dõi công nợ phải thu: Ghi chép chi tiết các khoản nợ của khách hàng, thời hạn thanh toán, lịch sử thanh toán để đôn đốc thu hồi công nợ đúng hạn.
• Theo dõi công nợ phải trả: Ghi chép các khoản nợ của doanh nghiệp đối với nhà cung cấp, đối tác, đảm bảo thanh toán đúng hạn, tránh phát sinh phạt chậm trả.
• Đối chiếu công nợ: Định kỳ đối chiếu công nợ với khách hàng và nhà cung cấp.

3.4 Quản lý hàng tồn kho

• Nhập, xuất kho: Theo dõi chi tiết số lượng nhập, xuất của từng mặt hàng trong kho, đảm bảo số liệu chính xác.
• Kiểm kê kho: Phối hợp với thủ kho và các bộ phận liên quan thực hiện kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất để đối chiếu số liệu sổ sách với thực tế tồn kho.
• Đánh giá giá trị hàng tồn kho: Tính toán giá trị hàng tồn kho theo các phương pháp phù hợp (như nhập trước xuất trước - FIFO, bình quân gia quyền,...).

3.5 Quản lý lương và các khoản chi phí

• Tính lương: Phối hợp với phòng nhân sự để tính toán lương, thưởng, các khoản phụ cấp và khấu trừ cho nhân viên.
• Theo dõi chi phí: Ghi nhận và phân loại tất cả các chi phí phát sinh (chi phí thuê mặt bằng, điện nước, marketing, vận chuyển,...) để phục vụ phân tích chi phí và tối ưu hóa ngân sách.

3.6 Lập báo cáo nội bộ

• Báo cáo doanh thu – chi phí – lợi nhuận: Cung cấp cái nhìn tổng quan về hiệu quả kinh doanh trong một kỳ nhất định.
• Báo cáo dòng tiền: Chi tiết các luồng tiền vào và ra, giúp đánh giá khả năng thanh toán.
• Báo cáo công nợ: Tình hình công nợ phải thu, phải trả, tuổi nợ,...
• Báo cáo tồn kho: Số lượng, giá trị, tình hình luân chuyển hàng hóa.
• Các báo cáo phân tích khác: Tùy theo yêu cầu của ban lãnh đạo (ví dụ: phân tích doanh thu theo sản phẩm, theo khu vực; phân tích chi phí theo từng bộ phận,...).

4. Phân biệt kế toán nội bộ và kế toán tổng hợp

5. Quy trình kế toán nội bộ tiêu chuẩn

Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra chứng từ gốc

Bước 2: Phân loại và ghi chép nghiệp vụ

Bước 3: Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Bước 4: Lập các báo cáo nội bộ định kỳ/đột xuất

Bước 5: Phân tích và đề xuất

Bước 6: Lưu trữ chứng từ, sổ sách

6. Yêu cầu đối với một kế toán nội bộ

• Kiến thức chuyên môn: Nắm vững các nguyên tắc kế toán cơ bản, quy trình hạch toán, hiểu biết về tài chính doanh nghiệp.
• Kỹ năng tin học văn phòng: Thành thạo Excel, Word và biết sử dụng các phần mềm kế toán thông dụng (Misa, Fast, Bravo,...).
• Tính cẩn thận, tỉ mỉ: Kế toán là nghề đòi hỏi sự chính xác cao, không chấp nhận sai sót.
• Trung thực, bảo mật: Dữ liệu tài chính nội bộ là thông tin nhạy cảm, cần được bảo mật tuyệt đối.
• Kỹ năng phân tích, tổng hợp: Khả năng nhìn nhận vấn đề từ các con số, tổng hợp thông tin để đưa ra báo cáo có giá trị.
• Kỹ năng giao tiếp: Để phối hợp tốt với các phòng ban khác (kinh doanh, kho, nhân sự,...).
• Khả năng chịu áp lực: Đặc biệt vào các thời điểm cuối tháng, cuối quý khi cần lập báo cáo gấp.