Quy định lưu trữ chứng từ kế toán mới nhất cho doanh nghiệp 2025

1. Tầm quan trọng của việc tuân thủ quy định lưu trữ chứng từ kế toán mới nhất

1.1 Nền tảng pháp lý vững chắc và tránh rủi ro pháp lý

• Chứng minh tính hợp lệ của giao dịch: Chứng từ kế toán là bằng chứng không thể chối cãi về các giao dịch mua bán, thu chi, giao nhận tài sản và các nghiệp vụ kinh tế khác. Việc lưu trữ đầy đủ giúp doanh nghiệp chứng minh tính hợp pháp của các hoạt động này.
• Tránh các hình phạt hành chính: Việc không tuân thủ quy định lưu trữ chứng từ kế toán có thể dẫn đến các hình phạt hành chính theo quy định của pháp luật, gây ảnh hưởng đến uy tín và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
• Hỗ trợ giải quyết tranh chấp: Trong trường hợp xảy ra tranh chấp với đối tác, khách hàng hoặc cơ quan nhà nước, chứng từ kế toán được lưu trữ cẩn thận là cơ sở quan trọng để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp.

1.2 Công cụ hữu hiệu cho quản lý nội bộ và quyết định kinh doanh

• Cung cấp thông tin chính xác và kịp thời: Chứng từ kế toán là nguồn dữ liệu đầu vào quan trọng để tổng hợp, phân tích và lập các báo cáo tài chính, cung cấp thông tin chính xác và kịp thời về tình hình tài chính và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
• Hỗ trợ ra quyết định chiến lược: Dựa trên các dữ liệu lịch sử được lưu trữ từ chứng từ kế toán, nhà quản lý có thể phân tích xu hướng, đánh giá hiệu quả của các quyết định trước đó và đưa ra các quyết định chiến lược phù hợp cho tương lai.
• Tạo điều kiện thuận lợi cho kiểm toán và thanh tra: Việc lưu trữ chứng từ khoa học và theo đúng quy định về lưu trữ chứng từ kế toán giúp quá trình kiểm toán nội bộ, kiểm toán độc lập và thanh tra của cơ quan nhà nước diễn ra thuận lợi và nhanh chóng.

2. Quy định lưu trữ chứng từ kế toán cho doanh nghiệp mới nhất 2025 

2.1 Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán:

• Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính hàng năm; các loại sổ kế toán chi tiết, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các chứng từ khác có liên quan đến việc ghi sổ kế toán.
• Ít nhất 10 năm:
• Chứng từ kế toán liên quan đến tài sản cố định; báo cáo kế toán quản trị; báo cáo kiểm toán; biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán; các tài liệu khác liên quan đến kế toán (trừ các tài liệu có thời hạn lưu trữ vĩnh viễn).

• Các tài liệu kế toán có tính sử liệu, có giá trị lịch sử, văn hóa, kinh tế, chính trị, xã hội quan trọng. Việc xác định tài liệu nào cần lưu trữ vĩnh viễn sẽ do doanh nghiệp căn cứ vào quy định của pháp luật và thực tế hoạt động để quyết định.
• Lưu ý quan trọng: Thời hạn lưu trữ được tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm mà chứng từ kế toán liên quan. Đối với chứng từ phát sinh trong năm, thời hạn lưu trữ bắt đầu tính từ ngày 01/01 của năm tiếp theo.

2.2 Hình thức lưu trữ chứng từ kế toán:

• Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai hình thức lưu trữ chứng từ kế toán sau:
• Lưu trữ bằng giấy (bản cứng): Đây là hình thức lưu trữ truyền thống, đòi hỏi doanh nghiệp phải có không gian lưu trữ phù hợp, đảm bảo an toàn, chống ẩm mốc, cháy nổ và dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết.
• Lưu trữ điện tử (bản mềm): Hình thức này ngày càng trở nên phổ biến nhờ tính tiện lợi, tiết kiệm không gian và dễ dàng truy cập, chia sẻ.

• Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
• Được bảo đảm tính toàn vẹn và bảo mật trong quá trình lưu trữ và truyền tải.
• Phải được lưu trữ bằng các phương tiện điện tử đảm bảo có thể truy cập và sử dụng được trong thời gian lưu trữ quy định.
• Phải được in ra giấy khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền

3. Hướng dẫn chi tiết về quy trình lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định mới nhất

3.1 Lưu trữ chứng từ kế toán bằng giấy (Phương pháp truyền thống)

• Phân loại và sắp xếp: Chứng từ cần được phân loại theo loại nghiệp vụ, niên độ kế toán và sắp xếp một cách khoa học, dễ tìm kiếm.
• Đóng gói và bảo quản: Chứng từ cần được đóng gói cẩn thận trong các bìa, hộp và bảo quản ở nơi khô ráo, thoáng mát, tránh ẩm mốc, mối mọt và các yếu tố gây hư hỏng khác.
• Lập danh mục lưu trữ: Cần có hệ thống danh mục chi tiết cho từng hồ sơ, cặp tài liệu, ghi rõ thời gian, loại chứng từ để dễ dàng quản lý và tra cứu.
• Đảm bảo an toàn: Khu vực lưu trữ cần có các biện pháp đảm bảo an toàn, phòng chống cháy nổ và hạn chế sự xâm nhập của người không có thẩm quyền.

3.2 Lưu trữ chứng từ kế toán điện tử (Xu hướng hiện đại)

• Chữ ký điện tử: Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử hợp lệ của người có trách nhiệm.
• Tính toàn vẹn: Đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin trên chứng từ kể từ khi tạo lập đến khi kết thúc thời gian lưu trữ chứng từ kế toán.
• Khả năng truy cập và bảo mật: Hệ thống lưu trữ phải đảm bảo an toàn, bảo mật và cho phép truy cập, sử dụng khi cần thiết.
• Khả năng chuyển đổi: Có khả năng chuyển đổi chứng từ điện tử ra chứng từ giấy khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

4. Quy trình tiêu hủy chứng từ kế toán hết thời gian lưu trữ theo quy định mới nhất

• Thành lập Hội đồng tiêu hủy: Người đứng đầu đơn vị kế toán ra quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy chứng từ.
• Lập Bảng kê chứng từ tiêu hủy: Hội đồng tiến hành rà soát và lập bảng kê chi tiết các chứng từ hết thời hạn lưu trữ cần tiêu hủy.
• Tiến hành tiêu hủy: Việc tiêu hủy phải được thực hiện bằng các phương pháp đảm bảo không thể khôi phục lại thông tin (đốt, nghiền, xóa dữ liệu vĩnh viễn).
• Lập Biên bản tiêu hủy: Hội đồng lập biên bản tiêu hủy, ghi rõ số lượng, loại chứng từ, thời gian tiêu hủy và có chữ ký của các thành viên.

• Chỉ tiêu hủy các chứng từ đã hết thời gian lưu trữ chứng từ kế toán theo đúng quy định.
• Tuân thủ đúng quy trình tiêu hủy để đảm bảo tính pháp lý.
• Bảo mật thông tin trong quá trình tiêu hủy.

5. Câu hỏi thường gặp về quy định lưu trữ chứng từ kế toán mới nhất

5.1 Doanh nghiệp có bắt buộc phải lưu trữ chứng từ kế toán bằng bản giấy không?

5.2 Chứng từ kế toán điện tử cần đáp ứng những yêu cầu gì để được coi là hợp lệ cho việc lưu trữ?

• Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
• Được bảo đảm tính toàn vẹn và bảo mật trong quá trình lưu trữ và truyền tải.
• Được lưu trữ bằng các phương tiện điện tử đảm bảo có thể truy cập và sử dụng được trong thời gian lưu trữ quy định.
• Có khả năng in ra giấy khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

5.3 Thời điểm bắt đầu tính thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán được xác định như thế nào?

5.4 Ai là người chịu trách nhiệm chính về việc lưu trữ chứng từ kế toán trong doanh nghiệp?