Báo cáo thuế là gì? Hướng dẫn lập báo cáo thuế đúng quy định

Việc thực hiện nghĩa vụ thuế là một trong những trách nhiệm quan trọng và bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp và cá nhân. Báo cáo thuế chính là công cụ giúp doanh nghiệp tổng hợp, kê khai đầy đủ các khoản thuế phát sinh theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ báo cáo thuế là gì và quy trình lập báo cáo thuế sao cho đúng chuẩn, đúng hạn để tránh rủi ro bị xử phạt. Bài viết này, VISIONCON sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm báo cáo thuế, đồng thời hướng dẫn chi tiết cách lập báo cáo thuế đúng quy định. Nhằm hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện đầy đủ, chính xác nghĩa vụ thuế một cách hiệu quả nhất.
 

Báo cáo thuế là hoạt động kê khai các hóa đơn thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào và đầu ra phát sinh trong quá trình kinh doanh, mua bán hàng hóa, sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh. Đây là cách để cơ quan thuế nắm được tình hình tài chính và hoạt động của doanh nghiệp, đồng thời giúp doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ nộp thuế theo quy định của pháp luật.
Báo cáo thuế không chỉ là trách nhiệm pháp lý bắt buộc mà còn thể hiện sự minh bạch, chuyên nghiệp trong quản lý tài chính. Do đó, việc lập báo cáo thuế cần chính xác, đầy đủ và nộp đúng hạn để tránh sai sót và rủi ro bị xử phạt từ cơ quan thuế.
 

2. Thời gian nộp báo cáo thuế đúng quy định

Theo quy định tại Điều 44 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, thời hạn nộp báo cáo thuế được phân chia dựa trên loại thuế và kỳ kê khai, cụ thể như sau:

• Đối với thuế kê khai theo tháng: Doanh nghiệp phải nộp hồ sơ khai thuế chậm nhất vào ngày 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế.
• Đối với thuế kê khai theo quý: Báo cáo thuế và số thuế phải được nộp chậm nhất vào ngày 30 của tháng đầu tiên của quý tiếp theo.
• Đối với thuế có kỳ tính theo năm:
  • Hồ sơ khai thuế năm phải được nộp chậm nhất vào ngày 30/01 của năm tiếp theo hoặc cuối tháng 1 của năm tài chính kế tiếp.
  • Hồ sơ quyết toán thuế năm chậm nhất là ngày cuối tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm tài chính.
  • Riêng quyết toán thuế thu nhập cá nhân chậm nhất là ngày cuối tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.
• Đối với thuế khai và nộp theo từng lần phát sinh: Hồ sơ thuế phải được nộp chậm nhất vào ngày thứ 10 kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế.
• Trường hợp chấm dứt hoạt động hoặc tổ chức lại doanh nghiệp: Hồ sơ thuế phải nộp trong vòng 45 ngày kể từ ngày xảy ra sự kiện.

Lưu ý quan trọng về ngày nộp báo cáo thuế

• Nếu thời hạn nộp báo cáo thuế trùng với ngày nghỉ lễ, Tết hoặc ngày nghỉ cuối tuần, thì thời hạn sẽ được gia hạn đến ngày làm việc liền kề sau ngày nghỉ đó.
• Hiện nay, doanh nghiệp có thể nộp báo cáo thuế online qua Cổng thông tin Thuế điện tử của Tổng cục Thuế, hỗ trợ thuận tiện và đảm bảo đúng hạn.

 

3. Tổng hợp các loại báo cáo thuế doanh nghiệp phải nộp theo tháng, báo cáo thuế quý

Việc nắm rõ các loại báo cáo thuế cần nộp và kỳ hạn kê khai là vô cùng quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động, doanh thu và quy định của pháp luật, doanh nghiệp sẽ phải thực hiện các loại báo cáo thuế khác nhau theo tháng hoặc quý. Hiện nay, có 4 loại báo cáo thuế chính mà doanh nghiệp cần lưu tâm:
 

3.1 Báo cáo thuế Giá trị gia tăng (GTGT)

Doanh nghiệp cần xác định phương pháp kê khai thuế GTGT phù hợp, gồm:

• Kê khai theo tháng hoặc quý:
  • Doanh nghiệp mới thành lập thường kê khai thuế GTGT theo quý.
  • Với doanh nghiệp đang hoạt động có phát sinh doanh thu:
    • Nếu doanh thu năm trước dưới 50 tỷ đồng, kê khai thuế GTGT theo quý.
    • Nếu doanh thu năm trước trên 50 tỷ đồng, kê khai theo tháng.
• Kê khai theo phương pháp khấu trừ hoặc trực tiếp:
  • Phương pháp khấu trừ áp dụng cho doanh nghiệp có doanh thu trên 1 tỷ đồng và đăng ký tự nguyện.
  • Phương pháp trực tiếp dành cho doanh nghiệp có doanh thu dưới 1 tỷ đồng.

 

3.2 Báo cáo thuế Thu nhập cá nhân (TNCN)

Thuế TNCN của doanh nghiệp được kê khai theo cùng kỳ với thuế GTGT, nghĩa là:

• Nếu thuế GTGT kê khai theo quý thì thuế TNCN cũng kê khai theo quý.
• Nếu doanh nghiệp muốn kê khai thuế TNCN theo tháng, thì số thuế phải nộp mỗi tháng phải lớn hơn 50 triệu đồng. Nếu không đủ điều kiện này, doanh nghiệp sẽ phải kê khai theo quý.

 

3.3 Báo cáo thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Báo cáo thuế TNDN thường được kê khai theo quý. Để lập báo cáo, doanh nghiệp cần tổng hợp đầy đủ các chứng từ và dữ liệu tài chính liên quan trong năm. Nếu phát sinh số thuế phải nộp, doanh nghiệp phải hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế chậm nhất vào ngày 30 của quý tiếp theo.  

3.4 Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Đây là báo cáo kê khai các hóa đơn đã phát hành và sử dụng trong kỳ, thường được nộp theo quý. Theo quy định:

• Tất cả doanh nghiệp đang hoạt động, bao gồm cả doanh nghiệp mới thành lập, đều phải nộp báo cáo này.
• Nếu trong kỳ phát sinh hóa đơn thì phải khai báo cụ thể từng hóa đơn đó.
• Trường hợp doanh nghiệp mới thành lập chưa có thông báo phát hành hóa đơn thì không cần nộp báo cáo sử dụng hóa đơn.

 

4. Hướng dẫn chi tiết cách lập báo cáo thuế đúng quy định

Việc lập báo cáo thuế đòi hỏi sự tỉ mỉ và tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp luật. Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều thực hiện kê khai và nộp báo cáo thuế thông qua phần mềm hỗ trợ kê khai (HTKK) của Tổng cục Thuế và nộp trực tuyến. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách lập các loại báo cáo thuế phổ biến.
 

4.1 Cách lập báo cáo thuế Giá trị Gia Tăng (GTGT)

Doanh nghiệp cần chọn đúng phương pháp kê khai thuế GTGT: phương pháp khấu trừ hoặc phương pháp trực tiếp.
 

4.1.1 Với phương pháp khấu trừ

• Chuẩn bị các hồ sơ sau:
  • Tờ khai thuế GTGT mẫu 01/GTGT.
  • Bảng kê hóa đơn thuế GTGT đầu ra (mẫu 01-1/GTGT).
  • Bảng kê hóa đơn thuế GTGT đầu vào (mẫu 01-2/GTGT).
  • Các phụ lục khác nếu có (không bắt buộc).

 

4.1.2 Với phương pháp trực tiếp

• Trực tiếp theo giá trị gia tăng:
  • Tờ khai thuế GTGT mẫu 03/GTGT.
• Trực tiếp theo doanh thu:
  • Tờ khai thuế GTGT mẫu 04/GTGT.
  • Bảng kê hóa đơn thuế GTGT đầu ra mẫu 04-1/GTGT.

 

4.1.3 Quy trình kê khai trên phần mềm HTKK

 

1. Mở phần mềm HTKK, chọn loại thuế GTGT, chọn tờ khai theo tháng hoặc quý.
2. Điền đầy đủ các chỉ tiêu trên tờ khai theo phương pháp đã chọn.
3. Xuất tờ khai dưới dạng file XML.
4. Kiểm tra kỹ dữ liệu rồi gửi trực tuyến đến cơ quan thuế.

Lưu ý: Doanh nghiệp nên thường xuyên cập nhật phần mềm HTKK phiên bản mới để đảm bảo tính ổn định và cập nhật chính xác các biểu mẫu mới.

4.2 Cách làm báo cáo thuế Thu nhập Cá nhân (TNCN)

Tùy theo loại thu nhập mà doanh nghiệp chuẩn bị các tờ khai phù hợp:

• Mẫu báo cáo thuế 02/KK-TNCN: dành cho doanh nghiệp trả lương.
• Mẫu báo cáo thuế 03/KK-TNCN: dành cho doanh nghiệp trả tiền đầu tư vốn, chuyển nhượng cổ phần.

 

4.2.1 Kê khai theo quý (đối với doanh nghiệp có thuế TNCN phát sinh dưới 50 triệu đồng/tháng)

 

• Lập bảng tổng hợp thuế TNCN quý dựa trên bảng tính thuế hàng tháng.
• Truy cập phần mềm HTKK, chọn mục thuế TNCN, điền tờ khai 05/KK-TNCN.
• Xuất file XML, nộp trực tuyến.

 

4.2.2 Kê khai theo tháng (đối với doanh nghiệp có thuế TNCN phát sinh trên 50 triệu đồng/tháng)

• Lập tờ khai tính thuế TNCN hàng tháng.
• Nhập dữ liệu vào phần mềm HTKK.
• Thực hiện tương tự như kê khai theo quý, xuất file XML và nộp trực tuyến.

 

4.3 Cách làm báo cáo thuế Thu nhập Doanh nghiệp (TNDN)

Báo cáo thuế TNDN có thể làm trực tiếp trên phần mềm HTKK theo các bước:

1. Đăng nhập vào HTKK, chọn mục quyết toán thuế TNDN.
2. Nhập năm quyết toán, ngành nghề kinh doanh, các phụ lục bắt buộc (ví dụ: 03-1A/TNDN - Kết quả kinh doanh).
3. Điền các chỉ tiêu theo mẫu biểu được hiển thị.
4. Hoàn thành nhập liệu, xuất file XML.
5. Nộp báo cáo qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.

 

4.4 Cách làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Để làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, doanh nghiệp thực hiện:

1. Truy cập phần mềm HTKK, chọn mục hóa đơn, sau đó chọn mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (theo tháng hoặc quý tùy doanh nghiệp).
2. Điền các chỉ tiêu trên mẫu báo cáo:
   • Nếu báo cáo sử dụng hóa đơn GTGT chọn mẫu “01GTKT”.
   • Nếu báo cáo sử dụng hóa đơn bán hàng chọn mẫu “02GTTT”.
3. Chọn “Ghi” để kiểm tra lỗi (nếu có lỗi, phần mềm sẽ thông báo để sửa).
4. Xuất file XML và gửi trực tuyến cho cơ quan thuế.

 

5. Những lưu ý không thể bỏ qua khi làm báo cáo thuế

Lập báo cáo thuế là công việc quan trọng, đòi hỏi sự chính xác và rõ ràng. Để tránh sai sót, kế toán viên cần lưu ý các điểm sau:

• Sắp xếp hóa đơn theo đúng ngày tháng để dễ kiểm tra và đối chiếu.
• Phân loại rõ ràng hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ và tài sản khi nhập liệu vào phần mềm kế toán.
• Lưu giữ bản sao hóa đơn phòng trường hợp hóa đơn gốc bị mất hoặc hư hỏng.
• Kiểm tra kỹ dữ liệu trên phần mềm kế toán trước khi xuất báo cáo để phát hiện và sửa lỗi kịp thời.
• Xử lý nhanh các sai lệch trong bảng cân đối kế toán để đảm bảo số liệu chính xác.
• Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp trước khi nộp báo cáo nhằm so sánh và tránh chênh lệch thuế.

Việc lập báo cáo thuế đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo nghĩa vụ tài chính mà còn tránh được các rủi ro về pháp lý và xử phạt. Hiểu rõ về báo cáo thuế và các bước thực hiện sẽ giúp kế toán viên và doanh nghiệp làm việc hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và chi phí.

Nếu bạn đang cần hỗ trợ chuyên nghiệp trong việc lập và nộp báo cáo thuế, VISIONCON sẵn sàng đồng hành cùng bạn với dịch vụ báo cáo thuế uy tín, nhanh chóng và chính xác. Hãy để chúng tôi giúp doanh nghiệp bạn hoàn thành nghĩa vụ thuế một cách thuận lợi và đúng luật.