Chứng từ kế toán theo Thông tư 133 cho doanh nghiệp mới nhất 2025

1. Tại sao chứng từ kế toán theo thông tư 133 lại quan trọng?

• Tính pháp lý: Chứng từ là bằng chứng bằng văn bản về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và hoàn thành. Chúng là cơ sở để giải quyết các tranh chấp, kiểm tra và thanh tra của cơ quan nhà nước.
• Cơ sở ghi sổ kế toán: Mọi thông tin trên chứng từ là căn cứ chính xác để kế toán viên ghi nhận vào sổ sách kế toán, đảm bảo tính trung thực và khách quan của số liệu kế toán.
• Công cụ quản lý: Thông qua việc theo dõi và phân tích các chứng từ, nhà quản lý có thể nắm bắt tình hình hoạt động kinh doanh, đưa ra các quyết định điều hành phù hợp.
• Tuân thủ pháp luật: Việc lập và lưu trữ chứng từ đầy đủ, hợp lệ là một trong những yêu cầu bắt buộc theo Thông tư 133, giúp doanh nghiệp tránh khỏi các rủi ro pháp lý.

2. Mẫu chứng từ kế toán theo thông tư 133

• Phiếu thu (Mẫu 01-TT): Thường bao gồm các thông tin: Tên đơn vị, địa chỉ, số phiếu thu, ngày tháng năm lập phiếu, họ tên người nộp tiền, lý do nộp, số tiền (bằng số và bằng chữ), chữ ký của người lập, người nhận tiền và kế toán trưởng (nếu có).

• Phiếu chi (Mẫu 02-TT): Tương tự phiếu thu nhưng thay vì người nộp tiền là người nhận tiền, lý do chi và chữ ký của người lập, người nhận tiền và kế toán trưởng (nếu có).
• Hóa đơn Bán Hàng/GTGT: Phải tuân thủ theo các quy định hiện hành của Bộ Tài chính về hóa đơn, bao gồm các thông tin về người bán, người mua, tên hàng hóa dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất (nếu có), tổng tiền thanh toán.
• Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT): Ghi rõ tên đơn vị, địa chỉ, số phiếu, ngày tháng năm lập phiếu, số hóa đơn (nếu có), tên người giao, tên vật tư hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, chữ ký của người lập, người nhận và thủ kho.
• Phiếu xuất kho (Mẫu 2-VT): Tương tự phiếu nhập kho nhưng là thông tin về người nhận và lý do xuất kho

• Bảng chấm công (Mẫu 01a-LĐTL): Ghi rõ tên đơn vị, bộ phận, tháng, năm chấm công, họ tên nhân viên, số ngày công thực tế, số ngày nghỉ (có phép, không phép), tổng số ngày công.
• Bảng thanh toán tiền lương (Mẫu 02-LĐTL): Liệt kê chi tiết các khoản lương cơ bản, phụ cấp, các khoản khấu trừ (BHXH, BHYT, BHTN, thuế TNCN), tổng thu nhập, tổng các khoản khấu trừ và số tiền thực nhận của từng nhân viên.

3. Yêu cầu bắt buộc đối với chứng từ kế toán theo thông tư 133

• Tên gọi của chứng từ: Phải ghi rõ tên của từng loại chứng từ.
• Số hiệu của chứng từ: Được đánh số liên tục, dễ dàng quản lý và tra cứu.
• Ngày, tháng, năm lập chứng từ: Phải ghi rõ thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế.
• Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập và nhận chứng từ: Xác định rõ các bên liên quan đến giao dịch.
• Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh: Mô tả chi tiết, rõ ràng nghiệp vụ đã xảy ra.
• Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính: Các thông tin định lượng và giá trị của giao dịch.
• Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ: Đảm bảo tính xác thực và trách nhiệm của các bên.
• Dấu của đơn vị (nếu có): Đối với các chứng từ do đơn vị lập.
• Lưu ý quan trọng: Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phải được lập chứng từ kế toán. Chứng từ phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác và trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh.

4. Quy trình lưu trữ chứng từ kế toán theo thông tư 133

• Lập chứng từ: Người trực tiếp thực hiện nghiệp vụ lập chứng từ.
• Kiểm tra chứng từ: Kế toán viên hoặc người có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ.
• Duyệt chứng từ: Người có thẩm quyền phê duyệt chứng từ.
• Ghi sổ kế toán: Kế toán viên căn cứ vào chứng từ đã duyệt để ghi vào sổ sách kế toán.
• Lưu trữ chứng từ: Các chứng từ gốc sau khi đã được ghi sổ sẽ được lưu trữ một cách khoa học và an toàn.

• Chứng từ kế toán phải được lưu trữ đầy đủ, an toàn và bảo mật theo thời gian quy định của pháp luật (tối thiểu là 10 năm đối với chứng từ thông thường và vĩnh viễn đối với một số loại chứng từ đặc biệt).
• Doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức lưu trữ chứng từ điện tử nếu đáp ứng các điều kiện theo quy định.

5. Những lỗi thường gặp về chứng từ kế toán và cách khắc phục theo thông tư 133

Chứng từ thiếu thông tin bắt buộc

• Ví dụ: thiếu chữ ký, ngày tháng, nội dung nghiệp vụ không rõ ràng
• Khắc phục: Đảm bảo kiểm tra kỹ lưỡng các yếu tố trên chứng từ trước khi ghi sổ và lưu trữ. Ban hành quy trình kiểm soát chứng từ chặt chẽ.

Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không đúng quy định

Không lập chứng từ cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Lưu trữ chứng từ không khoa học, dễ bị thất lạc

Ghi sổ kế toán không đúng với nội dung trên chứng từ

6. Điểm khác biệt giữa Thông tư 133/2016/TT-BTC và Quyết định 48/2006/QĐ-BTC