Chứng từ kế toán theo Quyết định 48 cho doanh nghiệp mới nhất 2025

1. Tầm quan trọng của chứng từ kế toán theo quyết định 48

• Tính pháp lý: Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý để chứng minh các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, phục vụ cho công tác kiểm tra, thanh tra của các cơ quan chức năng.
• Minh bạch tài chính: Hệ thống chứng từ rõ ràng giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý các khoản thu chi, tài sản, nợ phải trả một cách minh bạch, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt.
• Hỗ trợ quản lý: Các thông tin trên chứng từ là nguồn dữ liệu quan trọng để phân tích tình hình tài chính, hiệu quả hoạt động và đưa ra các biện pháp cải thiện.
• Giảm thiểu rủi ro: Việc ghi chép đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ kinh tế giúp phát hiện và ngăn chặn kịp thời các sai sót, gian lận có thể xảy ra.
• Thuận lợi cho kế toán: Hệ thống chứng từ chuẩn hóa giúp công việc của kế toán viên trở nên dễ dàng, nhanh chóng và chính xác hơn.

2. Hệ thống chứng từ kế toán theo quyết định 48

• Chứng từ bán hàng: Phản ánh các nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
• Chứng từ mua hàng: Phản ánh các nghiệp vụ mua vật tư, hàng hóa, dịch vụ.
• Chứng từ tiền tệ: Phản ánh các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng.
• Chứng từ lao động và tiền lương: Phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến tiền lương, các khoản trích theo lương và các chế độ đãi ngộ khác cho người lao động.
• Chứng từ tài sản cố định: Phản ánh các nghiệp vụ tăng, giảm, điều chỉnh tài sản cố định.
• Chứng từ khác: Bao gồm các chứng từ không thuộc các nhóm trên nhưng liên quan đến hoạt động kinh tế của doanh nghiệp.

3. Mẫu chứng từ kế toán theo quyết định 48 phổ biến

Chứng từ bán hàng

• Hóa đơn bán hàng (Mẫu số 01GTKT-3LL): Sử dụng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn phải có đầy đủ các thông tin như tên người bán, người mua, tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế GTGT (nếu có), tổng tiền thanh toán.
• Hóa đơn bán hàng thông thường (Mẫu số 02GTTT-3LL): Sử dụng cho hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp.
• Phiếu xuất kho (Mẫu số 02-VT): Sử dụng khi xuất kho hàng hóa, vật tư để bán hoặc sử dụng cho các mục đích khác. Phiếu xuất kho cần ghi rõ tên, mã số, số lượng hàng hóa/vật tư xuất kho, lý do xuất, người nhận, người giao.

Chứng từ mua hàng

• Hóa đơn mua hàng: Do người bán cung cấp khi doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ. Hóa đơn này là căn cứ để ghi nhận chi phí và thuế GTGT đầu vào (nếu có).
• Phiếu nhập kho (Mẫu số 01-VT): Sử dụng khi nhập kho hàng hóa, vật tư mua về hoặc do các bộ phận khác chuyển đến. Phiếu nhập kho cần ghi rõ tên, mã số, số lượng hàng hóa/vật tư nhập kho, nguồn nhập, người giao, người nhận.

Chứng từ tiền tệ

• Phiếu thu (Mẫu số 01-TT): Sử dụng khi thu tiền mặt hoặc các khoản tương đương tiền. Phiếu thu cần ghi rõ số tiền thu, lý do thu, người nộp, người nhận.
• Phiếu chi (Mẫu số 02-TT): Sử dụng khi chi tiền mặt. Phiếu chi cần ghi rõ số tiền chi, lý do chi, người nhận, người chi.
• Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu số 03-TT): Sử dụng khi đề nghị tạm ứng tiền.
• Giấy thanh toán tạm ứng (Mẫu số 04-TT): Sử dụng khi thanh toán các khoản tạm ứng.

Chứng từ lao động và tiền lương

• Bảng chấm công (Mẫu số 01a-LĐTL): Ghi nhận thời gian làm việc thực tế của người lao động.
• Bảng thanh toán tiền lương (Mẫu số 02-LĐTL): Liệt kê chi tiết tiền lương và các khoản phụ cấp, khấu trừ của từng người lao động.
• Phiếu chi lương: Sử dụng khi chi trả tiền lương bằng tiền mặt cho người lao động.

Chứng từ tài sản cố định

• Biên bản giao nhận tài sản cố định (Mẫu số 01-TSCĐ): Sử dụng khi bàn giao tài sản cố định giữa các bộ phận hoặc khi mua sắm tài sản cố định mới.
• Biên bản thanh lý tài sản cố định (Mẫu số 02-TSCĐ): Sử dụng khi thanh lý, nhượng bán tài sản cố định.

Chứng từ khác

• Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu số 03-TT): Sử dụng khi cán bộ, nhân viên đề nghị tạm ứng tiền cho các mục đích công tác.
• Bảng kê các chứng từ thanh toán: Tổng hợp các chứng từ gốc liên quan đến một nghiệp vụ thanh toán cụ thể.
• Biên bản kiểm kê: Ghi nhận kết quả kiểm kê tài sản, hàng hóa tại một thời điểm nhất định.

4. Yêu cầu chung đối với chứng từ kế toán theo quyết định 48

• Tính kịp thời: Chứng từ phải được lập kịp thời ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc hoàn thành.
• Tính đầy đủ: Chứng từ phải có đầy đủ các yếu tố quy định cho từng loại chứng từ cụ thể.
• Tính chính xác: Các thông tin trên chứng từ phải được ghi chép rõ ràng, trung thực và chính xác.
• Tính pháp lý: Chứng từ phải có chữ ký của người lập, người duyệt và các cá nhân liên quan, đóng dấu (nếu có).
• Ngôn ngữ: Chứng từ phải được lập bằng tiếng Việt. Trường hợp có yếu tố nước ngoài, có thể sử dụng đồng thời tiếng Việt và tiếng nước ngoài.
• Bảo quản: Chứng từ kế toán phải được sắp xếp khoa học, bảo quản an toàn và lưu trữ theo đúng thời gian quy định.

5. Lưu ý quan trọng khi sử dụng chứng từ kế toán theo quyết định 48