Kế toán công nợ là gì? Nghiệp vụ, chức năng và công việc yêu cầu

Việc quản lý hiệu quả các dòng tiền và các khoản phải thu, phải trả trở thành một yếu tố then chốt quyết định sự ổn định và phát triển bền vững của mỗi doanh nghiệp. Giữa vô vàn nghiệp vụ kế toán phức tạp, kế toán công nợ như một vị trí chuyên trách, đóng vai trò then chốt trong việc theo dõi, kiểm soát và quản lý các khoản phải thu – phải trả một cách chính xác và kịp thời.

Không chỉ dừng lại ở việc ghi chép sổ sách, kế toán công nợ còn đảm nhận nhiều nghiệp vụ quan trọng liên quan đến dòng tiền, góp phần đảm bảo sự minh bạch, ổn định và bền vững cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vậy cụ thể kế toán công nợ là gì, bao gồm những nghiệp vụ, chức năng và công việc yêu cầu ra sao? Hãy cùng VISIONCON tìm hiểu chi tiết trong nội dung dưới đây.
 

Kế toán công nợ là quá trình ghi nhận, theo dõi và quản lý các khoản phải thu từ khách hàng và phải trả cho nhà cung cấp trong doanh nghiệp. Đây là một phần quan trọng của công tác kế toán, giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt dòng tiền, đảm bảo thanh toán và thu nợ đúng hạn.
Công nợ được chia thành hai loại chính:

• Công nợ phải thu: Khoản tiền doanh nghiệp cần thu về từ khách hàng sau khi đã giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ.
• Công nợ phải trả: Khoản tiền doanh nghiệp cần thanh toán cho nhà cung cấp, đối tác hoặc bên thứ ba.

Bộ phận kế toán công nợ đóng vai trò đảm bảo hoạt động tài chính diễn ra suôn sẻ, tránh rủi ro thiếu vốn, mất uy tín hoặc phát sinh nợ xấu. Trong doanh nghiệp lớn, đây là bộ phận riêng biệt; còn ở doanh nghiệp nhỏ, kế toán tổng hợp có thể kiêm nhiệm.
 

2. Vai trò và chức năng của kế toán công nợ trong doanh nghiệp

Trong môi trường kinh doanh mà các giao dịch mua bán chịu, ứng trước, vay mượn diễn ra thường xuyên. Kế toán công nợ đóng một vai trò vô cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến sự ổn định tài chính và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
 

2.1 Vai trò của kế toán công nợ

Kế toán công nợ giữ vai trò trung tâm trong việc kiểm soát dòng tiền và đảm bảo tính minh bạch tài chính trong doanh nghiệp. Cụ thể:

• Quản lý dòng tiền hiệu quả: Giúp doanh nghiệp theo dõi thời điểm thu và chi tiền, cân đối giữa khoản phải thu từ khách hàng và khoản phải trả cho nhà cung cấp. Điều này hạn chế tình trạng thiếu hụt ngân quỹ tạm thời.
• Tham mưu chiến lược: Phân tích và đánh giá tình hình công nợ để cung cấp thông tin cho lãnh đạo, từ đó hỗ trợ định hướng tài chính và kinh doanh hiệu quả hơn.
• Giảm thiểu rủi ro tài chính: Giúp phát hiện sớm các khoản nợ có nguy cơ cao, nợ kéo dài, nợ xấu hoặc khách hàng không đáng tin cậy để đưa ra biện pháp xử lý kịp thời.
• Cải thiện quan hệ đối tác: Việc thanh toán đúng hạn giúp doanh nghiệp giữ uy tín với nhà cung cấp, đồng thời tăng khả năng đàm phán trong các giao dịch sau này.

2.2 Chức năng chính của kế toán công nợ

Ghi nhận công nợ: Hạch toán đầy đủ, chính xác và kịp thời các nghiệp vụ liên quan đến khoản phải thu và phải trả.

• Theo dõi và đối chiếu: Kiểm tra định kỳ các khoản công nợ, đặc biệt là với những khách hàng có giao dịch thường xuyên hoặc có dư nợ lớn để đảm bảo minh bạch và kịp thời xử lý sai lệch.
• Thanh toán đúng hạn: Đảm bảo các khoản phải trả được thực hiện đúng thời hạn, tránh chiếm dụng vốn hoặc phát sinh chi phí phạt do chậm thanh toán.
• Phân tích và báo cáo: Tổng hợp, phân tích công nợ định kỳ để báo cáo lãnh đạo và hỗ trợ ra quyết định tài chính.
• Kiểm soát nợ xấu: Thực hiện biện pháp thu hồi nợ, cảnh báo sớm và phối hợp với các phòng ban khác nhằm hạn chế tối đa rủi ro mất vốn.

3. Kế toán công nợ cần làm những gì? Công việc của một kế toán công nợ

Công việc của một kế toán công nợ rất đa dạng, bao gồm cả nghiệp vụ theo dõi, phân tích, và các hoạt động giao dịch trực tiếp. Dưới đây là tổng hợp các công việc chính mà một kế toán công nợ thường thực hiện:
 

3.1 Theo dõi và quản lý công nợ phải thu – phải trả

 

• Theo dõi, ghi chép chính xác các khoản phải thu từ khách hàng và phải trả cho nhà cung cấp.
• Phân loại công nợ theo từng đối tượng, hợp đồng và nghiệp vụ phát sinh.
• Tính toán số công nợ phát sinh hàng tháng, lập giấy báo thanh toán công nợ.

 

3.2 Tiếp nhận, kiểm tra hợp đồng và chứng từ liên quan

 

• Nhận và rà soát các hợp đồng kinh tế, điều khoản thanh toán.
• Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, phiếu thu chi, phiếu xuất nhập kho.
• Cập nhật, điều chỉnh thông tin khách hàng, nhà cung cấp khi có phát sinh hoặc thay đổi.

 

3.3 Lập chứng từ, định khoản nghiệp vụ kế toán

 

• Định khoản và phân loại chứng từ kế toán đúng theo nghiệp vụ.
• Lập phiếu thu, phiếu chi, phiếu nộp ngân sách, tờ khai thuế GTGT hàng hóa mua vào.
• Gửi các chứng từ liên quan đến bộ phận có liên quan.

3.4 Giám sát và đôn đốc thu hồi công nợ

 

• Theo dõi tiến độ thanh toán của khách hàng, nhắc nợ đúng hạn.
• Đôn đốc, trực tiếp thu hồi các khoản nợ xấu hoặc khó đòi.
• Đưa ra cảnh báo về công nợ quá hạn, lập kế hoạch xử lý hoặc trích lập dự phòng.

 

3.5 Kiểm soát các khoản tạm ứng và công nợ ủy thác

 

• Theo dõi tình trạng tạm ứng nội bộ, nhắc nhở các bộ phận hoàn ứng đúng hạn.
• Tổng hợp và báo cáo các khoản tạm ứng quá hạn.
• Định khoản và xử lý các khoản công nợ ủy thác theo đúng chứng từ, hợp đồng.

 

3.6 Quản lý khoản vay và lãi vay doanh nghiệp

 

• Theo dõi các hợp đồng vay vốn, lịch thanh toán, lãi vay phát sinh.
• Thanh lý hợp đồng cũ và lập mới khi cần thiết.
• Tính toán và thực hiện nghĩa vụ thanh toán theo đúng thời hạn.

 

3.7 Lập báo cáo và hỗ trợ các bộ phận khác

 

• Lập báo cáo công nợ định kỳ theo từng đối tượng: khách hàng, nhà cung cấp.
• Báo cáo công nợ đến hạn, quá hạn và đề xuất hướng xử lý.
• Hỗ trợ các bộ phận khác (bán hàng, mua hàng, tài chính...) cung cấp thông tin công nợ nhanh chóng, chính xác.

 

3.8 Đối chiếu sổ sách và lưu trữ chứng từ

 

• Định kỳ đối chiếu với thủ quỹ, đối tác về tồn quỹ, số dư công nợ.
• Thực hiện biên bản xác nhận công nợ với khách hàng, nhà cung cấp.
• Lưu trữ sổ sách, chứng từ kế toán công nợ theo quy định.

 

4. Các nghiệp vụ kế toán công nợ

Nghiệp vụ kế toán công nợ bao gồm toàn bộ các hoạt động liên quan đến việc ghi nhận, theo dõi, quản lý và xử lý các khoản nợ phải thu và nợ phải trả trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
 

4.1 Nghiệp vụ công nợ phải thu

 

• Ghi nhận doanh thu bán hàng: Ghi nhận các giao dịch bán hàng, dịch vụ kèm theo hóa đơn, biên bản giao hàng hoặc chứng từ xác nhận.
• Xuất và gửi hóa đơn: Gửi hóa đơn đến khách hàng kèm yêu cầu thanh toán, đồng thời lưu trữ hóa đơn để theo dõi.
• Theo dõi công nợ khách hàng: Cập nhật số tiền nợ, xác định hạn thanh toán, nhắc nhở và theo dõi tiến trình thanh toán.
• Đối chiếu công nợ: Kiểm tra tính chính xác giữa số liệu kế toán và thông tin từ khách hàng.
• Ghi nhận thanh toán: Khi khách hàng thanh toán, kế toán cập nhật và ghi sổ giảm công nợ.
• Xử lý công nợ khó đòi: Theo dõi, đánh giá nợ quá hạn và phối hợp với các bộ phận liên quan để thu hồi, hạn chế nợ xấu.

 

4.2 Nghiệp vụ công nợ phải trả

​​​​​​

• Theo dõi công nợ nhà cung cấp: Ghi nhận các khoản phải trả khi mua hàng, nhận dịch vụ, đảm bảo thanh toán đúng hạn.
• Cập nhật giao dịch thanh toán: Ghi nhận các khoản đã chi trả cho nhà cung cấp và đối chiếu với chứng từ gốc.
• Hạch toán chi phí và công nợ: Ghi đầy đủ các khoản chi phí phát sinh liên quan đến khoản phải trả vào sổ kế toán.
• Đối chiếu công nợ định kỳ: So sánh dữ liệu kế toán với thông tin từ nhà cung cấp để phát hiện và xử lý sai lệch.

 

4.3 Nghiệp vụ tổng hợp và kiểm soát công nợ

 

• Ghi nhận các khoản phải thu và phải trả: Tất cả công nợ đều được ghi nhận vào hệ thống sổ cái công nợ theo từng đối tượng cụ thể.
• Kiểm soát công nợ định kỳ: Đối chiếu sổ sách với chứng từ thực tế để đảm bảo độ chính xác, hạn chế thất thoát.
• Lập báo cáo công nợ: Báo cáo chi tiết tình hình công nợ giúp lãnh đạo doanh nghiệp nắm bắt tình hình tài chính, lên kế hoạch thanh toán hoặc thu hồi hiệu quả.
• Phối hợp nội bộ: Kết hợp với bộ phận kinh doanh và tài chính để xử lý các khoản nợ chậm trả, xây dựng chính sách thanh toán phù hợp.

 

5. Những kỹ năng cần có của kế toán công nợ

Để hoàn thành tốt vai trò của một kế toán công nợ, đòi hỏi sự kết hợp nhuần nhuyễn giữa kiến thức chuyên môn vững chắc, kỹ năng nghiệp vụ thành thạo và những phẩm chất cá nhân cần thiết. Dưới đây là những kỹ năng quan trọng mà một kế toán công nợ cần trang bị:

• Kiến thức chuyên môn vững vàng
• Thành thạo phần mềm kế toán và tin học văn phòng
• Kỹ năng phân tích số liệu và tham mưu
• Kỹ năng quản lý công nợ
• Kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống linh hoạt
• Tổ chức công việc và quản lý thời gian
• Tính trung thực, tỉ mỉ và cẩn thận

Qua bài viết trên, hy vọng bạn đã hiểu rõ hơn về kế toán công nợ – một vị trí quan trọng trong việc kiểm soát dòng tiền, đảm bảo nghĩa vụ thanh toán và thu hồi công nợ đúng hạn cho doanh nghiệp. Từ nghiệp vụ chuyên môn đến chức năng và yêu cầu công việc, kế toán công nợ đòi hỏi sự cẩn trọng, chính xác và khả năng quản lý số liệu tốt.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần tìm một đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán trọn gói uy tín, hãy liên hệ ngay với VISIONCON – đối tác đồng hành tin cậy của hàng ngàn doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Mọi thông tin chi tiết xin liên hệ:

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN VISION

• Trụ sở chính: Số 19 Hoàng Diệu, Phường 13, Quận 4, Tp.HCM
• VP Quận Tân Bình: Số 6-6A Đường D52, Phường 12, Quận Tân Bình
• ĐT: (028) 6261 5511
• Hotline: 0908 95 15 79
• Email: tuvanvs@gmail.com
• Website: http://tuvanvision.com