Tổng quan về các hình thức ghi sổ kế toán được áp dụng tại Việt Nam

1. Hình thức ghi sổ kế toán là gì?

• Kết cấu và mẫu sổ: Quy định về số lượng, mẫu mã, cột mục của các loại sổ (Sổ nhật ký, sổ cái, sổ chi tiết).
• Trình tự và phương pháp ghi chép: Quy định cách thức, bước đi để ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ chứng từ vào các sổ sách.
• Mối quan hệ giữa các sổ: Quy định cách luân chuyển, đối chiếu số liệu giữa các sổ tổng hợp và sổ chi tiết.

2. Mục đích của việc lựa chọn hình thức ghi sổ

• Hệ thống hóa dữ liệu: Giúp xử lý hàng ngàn nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách có trật tự và logic.
• Kiểm tra và đối chiếu: Cung cấp cơ chế để kiểm tra chéo, đảm bảo tính chính xác của số liệu tổng hợp (Sổ Cái) và số liệu chi tiết.
• Tuân thủ pháp luật: Đảm bảo doanh nghiệp sử dụng hệ thống sổ sách theo đúng quy định của Bộ Tài chính (TT 200 hoặc TT 133).
• Lập Báo cáo tài chính: Cung cấp căn cứ vững chắc để lập Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và các báo cáo khác.

3. Các hình thức ghi sổ kế toán phổ biến tại Việt Nam

• Hình thức kế toán Nhật ký chung (NKC)
• Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái (NK-SC)
• Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ (CTGS)
• Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ (NK-CT)
• Hình thức kế toán trên máy vi tính

4. Hình thức ghi sổ kế toán theo Thông Tư 200 và Thông Tư 133

• Thông tư 200/2014/TT-BTC: Áp dụng cho các doanh nghiệp lớn và vừa có quy mô phức tạp, các Tổng công ty, Tập đoàn, và các doanh nghiệp không thuộc đối tượng áp dụng TT 133.
• Thông tư 133/2016/TT-BTC: Áp dụng cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV).

4.1 Hình thức ghi sổ kế toán theo Thông Tư 133

• Hình thức kế toán nhật ký chung (NKC):
  • Đặc trưng: Mọi nghiệp vụ phát sinh đều được ghi vào Sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian, sau đó chuyển sang Sổ Cái. Đây là hình thức phổ biến nhất hiện nay, đặc biệt khi sử dụng phần mềm kế toán.
  • Ưu điểm: Dễ kiểm tra, đối chiếu.
  • Nhược điểm: Mất nhiều thời gian ghi chép đối với doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ phát sinh.
• Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái (NK-SC):
  • Đặc trưng: Kết hợp ghi chép theo thời gian và theo nội dung kinh tế (tài khoản) trên cùng một sổ tổng hợp duy nhất là Nhật ký – Sổ Cái.
  • Ưu điểm: Số lượng sổ ít, tiện lợi cho các doanh nghiệp quy mô rất nhỏ.
• Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ (CTGS):
  • Đặc trưng: Căn cứ vào chứng từ kế toán, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Sau đó, căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ (theo thời gian) và Sổ Cái (theo nội dung kinh tế).
  • Ưu điểm: Tập trung hóa công việc ghi sổ tổng hợp, thuận tiện cho việc phân công công việc.
• Hình thức kế toán trên máy vi tính:
  • Đặc trưng: Dữ liệu được nhập một lần (khi lập chứng từ) và máy tính tự động xử lý, tổng hợp, ghi sổ theo các hình thức đã được lập trình sẵn.
  • Ưu điểm: Nhanh chóng, chính xác, giảm thiểu sai sót do con người.

4.2 Hình thức ghi sổ kế toán theo Thông Tư 200

• Hình thức kế toán Nhật ký chung (NKC)
• Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái (NK-SC)
• Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ (CTGS)
• Hình thức kế toán nhật ký – chứng từ (NK-CT):
  • Đặc trưng: Hình thức phức tạp, kết hợp ghi chép theo quan hệ đối ứng tài khoản. Sổ nhật ký chứng từ được dùng để hệ thống hóa dữ liệu theo bên Có của các tài khoản.
  • Ưu điểm: Giúp tổng hợp và phân tích thông tin kế toán rất chi tiết, phù hợp với doanh nghiệp lớn có nhiều nghiệp vụ lặp lại (ví dụ: công ty sản xuất, thương mại lớn).
• Hình thức kế toán trên máy vi tính

5. Trình tự ghi sổ kế toán

6. Lựa chọn hình thức ghi sổ kế toán tối ưu

• Quy mô và loại hình doanh nghiệp: DNNVV nên chọn TT 133 và hình thức nhật ký chung hoặc chứng từ ghi sổ. Doanh nghiệp lớn nên chọn TT 200.
• Khả năng ứng dụng công nghệ: Hầu hết doanh nghiệp hiện nay đều chọn Hình thức kế toán trên máy vi tính (sử dụng phần mềm). Mặc dù về bản chất, phần mềm vẫn chạy trên nền tảng Nhật ký chung hoặc Chứng từ ghi sổ, nhưng việc lựa chọn này giúp tăng tốc độ xử lý và độ chính xác lên gấp nhiều lần.
• Trình độ chuyên môn của đội ngũ kế toán: Các hình thức như Nhật ký – Chứng từ đòi hỏi nghiệp vụ chuyên sâu hơn.