Góc giải đáp: Thành lập công ty có cần hợp đồng thuê nhà​ không? 

1. Thành lập công ty có cần hợp đồng thuê nhà​ không?

1.1 Xét về hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp

1.2 Xét về thủ tục hậu thành lập và làm việc với Cơ quan Thuế

• Khi làm thủ tục khai thuế ban đầu và phát hành hóa đơn: Cơ quan Thuế quản lý trực tiếp sẽ tiến hành kiểm tra trụ sở thực tế của doanh nghiệp (hoặc kiểm tra hồ sơ). Lúc này, doanh nghiệp phải xuất trình được hợp đồng thuê nhà/mượn nhà hợp pháp để chứng minh quyền sử dụng diện tích đất/văn phòng đó làm trụ sở.
• Tính chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN: Tiền thuê văn phòng là một khoản chi phí lớn. Để khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), doanh nghiệp bắt buộc phải có hợp đồng thuê nhà, chứng từ thanh toán và các hóa đơn, chứng từ theo đúng quy định.

KẾT LUẬN: Lúc nộp hồ sơ xin giấy phép kinh doanh thì chưa cần, nhưng ngay sau khi có giấy phép để hoạt động và làm việc với Thuế thì bắt buộc phải có hợp đồng thuê nhà.

2. Quy định về hợp đồng thuê nhà trước khi thành lập công ty

• Ai là người đứng tên ký hợp đồng? Người thành lập doanh nghiệp (chủ doanh nghiệp tương lai hoặc người đại diện theo pháp luật) được phép ký các hợp đồng phục vụ cho việc thành lập và hoạt động của doanh nghiệp trước và trong quá trình đăng ký doanh nghiệp. Do đó, cá nhân bạn sẽ đứng tên "Bên thuê" trên hợp đồng.
• Chuyển giao quyền và nghĩa vụ: Sau khi doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty phải tiếp nhận quyền và nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng đã ký kết này.
• Cách xử lý tối ưu: Trên hợp đồng thuê nhà ký trước khi thành lập, tại phần thông tin Bên thuê, bạn nên ghi rõ: Ông/Bà [Tên bạn] – Là người đại diện sáng lập của Công ty [Tên công ty dự kiến thành lập]. Đồng thời, thêm một điều khoản: "Sau khi công ty được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hai bên sẽ tiến hành ký phụ lục hợp đồng hoặc hợp đồng mới để chuyển giao quyền và nghĩa vụ thuê nhà sang cho tư cách pháp nhân của công ty".

3. Mẫu hợp đồng thuê nhà thành lập công ty gồm những nội dung nào?

• Thông tin chi tiết của các bên: Ghi rõ họ tên, địa chỉ thường trú, số CMND/CCCD (đối với cá nhân) hoặc mã số thuế, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở (đối với tổ chức) của cả Bên cho thuê và Bên thuê.
• Thông tin về mặt bằng/nhà cho thuê: Mô tả chính xác địa chỉ, diện tích sử dụng, kết cấu và hiện trạng thực tế của ngôi nhà/văn phòng.
• Thời hạn thuê: Để đảm bảo tính ổn định cho doanh nghiệp mới vận hành, thời hạn thuê tối thiểu nên là 01 năm.
• Chi phí và phương thức thanh toán: Thỏa thuận minh bạch về giá thuê, thời hạn thanh toán (theo tháng, quý hoặc năm) và hình thức thanh toán (tiền mặt hoặc chuyển khoản ngân hàng).
• Mục đích sử dụng: Phải ghi rõ ràng mục đích thuê là để làm trụ sở chính/văn phòng hoạt động kinh doanh của công ty.
• Quyền và nghĩa vụ của đôi bên: Quy định chi tiết trách nhiệm của bên cho thuê (bàn giao mặt bằng đúng hạn, bảo dưỡng cấu trúc nhà...) và bên thuê (sử dụng đúng mục đích, giữ gìn an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy...).
• Điều khoản chấm dứt hợp đồng: Nêu rõ các trường hợp được quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng trước hạn, thời gian báo trước và trách nhiệm bồi thường/phạt vi phạm hợp đồng (nếu có).
• Các thỏa thuận bổ sung khác: Tùy theo nhu cầu, hai bên có thể quy định thêm về quyền sửa chữa, cải tạo không gian văn phòng, chi phí dịch vụ đi kèm (điện, nước, internet, quản lý tòa nhà)...

4. Thủ tục và hồ sơ đăng ký kinh doanh khi thuê nhà làm trụ sở

4.1 Hồ sơ đăng ký kinh doanh cần chuẩn bị

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu quy định chuẩn tương ứng với từng loại hình công ty).
• Điều lệ công ty (có chữ ký của các thành viên/cổ đông sáng lập).
• Danh sách thành viên (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên) hoặc Danh sách cổ đông sáng lập (đối với công ty cổ phần).
• Bản sao hợp lệ CMND/CCCD/Hộ chiếu của chủ sở hữu doanh nghiệp, các thành viên góp vốn và người đại diện theo pháp luật.
• Hợp đồng thuê nhà hoặc các giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp địa điểm đặt trụ sở chính (Nộp kèm nếu có/khi có yêu cầu từ cơ quan quản lý).
• Các văn bản ủy quyền liên quan: Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu người trực tiếp đi thực hiện thủ tục không phải là chủ sở hữu hoặc người đại diện pháp luật) đi kèm bản sao CCCD của người được ủy quyền.

4.2 Quy trình 4 bước đăng ký kinh doanh chuẩn

• Bước 1: Nộp hồ sơ 
  • Doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc nộp trực tiếp tại Phòng ĐKKD thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư.
• Bước 2: Tiếp nhận và thẩm định hồ sơ 
  • Phòng ĐKKD tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ của các thông tin, tên doanh nghiệp và địa chỉ trụ sở trong vòng 03 ngày làm việc.
• Bước 3: Cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GPKD) 
  • Nếu hồ sơ hoàn toàn hợp lệ, Phòng ĐKKD sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho công ty. Trường hợp hồ sơ cần sửa đổi, bổ sung, cơ quan này sẽ ra thông báo bằng văn bản.
• Bước 4: Công bố thông tin doanh nghiệp 
  • Sau khi được cấp phép, doanh nghiệp phải tiến hành thông báo công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo đúng thời hạn quy định của pháp luật.

5. Các lưu ý quan trọng về địa điểm thuê nhà làm trụ sở công ty

• Không được là căn hộ chung cư hoặc nhà tập thể: Theo Luật Nhà ở, căn hộ chung cư chỉ có chức năng để ở, không được phép sử dụng vào mục đích kinh doanh dưới mọi hình thức. Trừ trường hợp phần diện tích tầng trệt thương mại (shophouse) hoặc khối đế tòa nhà được quy hoạch làm văn phòng kinh doanh.
• Địa chỉ phải rõ ràng, không tranh chấp: Địa chỉ phải có số nhà, đường, quận/huyện cụ thể. Đảm bảo mặt bằng thuê không nằm trong diện quy hoạch giải tỏa hoặc đang xảy ra tranh chấp quyền sở hữu.
• Hợp đồng thuê nhà có cần công chứng không? Theo quy định của Bộ luật Dân sự và Luật Kinh doanh bất động sản, hợp đồng thuê nhà/thuê văn phòng không bắt buộc phải công chứng, chứng thực mà chỉ cần có chữ ký, đóng dấu (nếu có) của hai bên là đã có hiệu lực pháp luật. Tuy nhiên, để đảm bảo an toàn tuyệt đối và tránh rủi ro tranh chấp, doanh nghiệp vẫn nên thực hiện công chứng.