Thành lập công ty xuất khẩu lao động: Điều kiện & Thủ tục từ A-Z

1. Công ty xuất khẩu lao động là gì?

• Tìm kiếm và phát triển thị trường lao động nước ngoài.
• Ký kết hợp đồng cung ứng lao động với đối tác nước ngoài.
• Tuyển chọn, đào tạo và bồi dưỡng người lao động.
• Hỗ trợ người lao động trước, trong và sau thời gian làm việc ở nước ngoài.
• Bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động.

2. 6 Điều kiện thành lập công ty xuất khẩu lao động​ khắt khe

2.1 Điều kiện về chủ thể và loại hình doanh nghiệp

• Doanh nghiệp phải được thành lập hợp pháp theo Luật Doanh nghiệp Việt Nam.
• Về cơ cấu sở hữu: Ngành nghề này yêu cầu toàn bộ 100% vốn điều lệ phải do tổ chức, cá nhân Việt Nam nắm giữ. Các nhà đầu tư nước ngoài không được phép góp vốn hoặc mua cổ phần trong công ty kinh doanh dịch vụ đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài.

2.2 Điều kiện về vốn điều lệ và vốn ký quỹ

• Vốn điều lệ: Luật không quy định mức vốn điều lệ tối thiểu cụ thể, nhưng để vận hành và chuẩn bị cho việc ký quỹ, số vốn đăng ký thực tế thường từ 5 đến 10 tỷ đồng.
• Vốn ký quỹ: Đây là rào cản tài chính lớn nhất. Doanh nghiệp phải thực hiện ký quỹ 2.000.000.000 VNĐ (Hai tỷ đồng) tại một ngân hàng thương mại Việt Nam. Số tiền này nhằm mục đích bảo đảm thực hiện các nghĩa vụ phát sinh trong trường hợp doanh nghiệp gặp rủi ro hoặc vi phạm hợp đồng với người lao động. Tiền ký quỹ bị phong tỏa và doanh nghiệp chỉ được rút khi chấm dứt hoạt động dịch vụ XKLĐ và hoàn thành mọi nghĩa vụ với người lao động.

2.3 Điều kiện đối với người đại diện theo pháp luật

• Có trình độ từ đại học trở lên.
• Có ít nhất 03 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài hoặc hoạt động trong ngành đối ngoại, hợp tác quốc tế.
• Không thuộc đối tượng bị truy cứu trách nhiệm hình sự, không có án tích về các tội xâm phạm an ninh quốc gia, tội phạm kinh tế.

2.4 Điều kiện về bộ máy tổ chức và nhân lực chuyên môn

• Bộ phận nghiên cứu, phát triển và khai thác thị trường việc làm nước ngoài.
• Bộ phận phụ trách tuyển dụng, quản lý và điều phối nguồn lao động nội địa.
• Bộ phận tổ chức bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng (giáo dục định hướng trước khi bay).
• Bộ phận chuyên trách theo dõi, bảo vệ và hỗ trợ lao động tại nước sở tại.

2.5 Điều kiện về cơ sở vật chất và trung tâm đào tạo

• Trụ sở chính: Phải có địa chỉ rõ ràng, hợp pháp, ổn định và phù hợp với quy mô quản lý.
• Cơ sở đào tạo: Phải có phòng học và ký túc xá đảm bảo điều kiện học tập, sinh hoạt cho người lao động trước khi xuất cảnh. Doanh nghiệp có thể sở hữu riêng hoặc ký hợp đồng liên kết thuê mướn cơ sở đào tạo dài hạn ổn định với các trường nghề, trung tâm giáo dục định hướng.

2.6 Điều kiện về trang thông tin điện tử (Website)

• Bản sao hợp pháp của Giấy phép hoạt động do Bộ LĐ-TB&XH cấp.
• Thông tin chi tiết về địa chỉ văn phòng, các chi nhánh và cơ sở đào tạo trực thuộc.
• Danh sách kèm hình ảnh của đội ngũ nhân viên nghiệp vụ được ủy quyền.
• Các đơn hàng tuyển dụng đã được cơ quan quản lý nhà nước thẩm định và phê duyệt thông qua.
• Biểu phí dịch vụ công khai, chi tiết từng khoản mục chi phí mà người lao động phải chi trả.

3. Thủ tục thành lập công ty xuất khẩu lao động

3.1 Giai đoạn 1: Đăng ký thành lập doanh nghiệp tại sở KH&ĐT

3.1.1 Bước 1: Chuẩn bị và định hình thông tin doanh nghiệp

• Lựa chọn loại hình: Có thể chọn Công ty TNHH một thành viên, Công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc Công ty cổ phần (tùy thuộc vào số lượng thành viên góp vốn).
• Đặt tên công ty: Tên tiếng Việt và tiếng nước ngoài không được trùng lặp hay gây nhầm lẫn với các đơn vị đã đăng ký trước đó trên hệ thống dữ liệu quốc gia.
• Đăng ký mã ngành nghề kinh doanh: Bắt buộc phải áp chính xác mã ngành chủ đạo sau: Mã ngành 7820: Cung ứng và quản lý nguồn lao động (Chi tiết: Hoạt động dịch vụ đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng).

3.1.2 Bước 2: Soạn thảo bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

1. Giấy đề nghị đăng ký thành lập doanh nghiệp (theo mẫu quy định).
2. Điều lệ hoạt động của công ty xuất khẩu lao động.
3. Danh sách thành viên góp vốn (đối với loại hình TNHH 2 thành viên trở lên) hoặc Danh sách cổ đông sáng lập (đối với công ty cổ phần).
4. Bản sao hợp lệ căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn hiệu lực của người đại diện theo pháp luật và các thành viên/cổ đông góp vốn.

3.1.3 Bước 3: Nộp hồ sơ và chờ xét duyệt nhận kết quả

• Phương thức nộp: Doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ bằng hình thức trực tuyến thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Thời gian xử lý: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận, nếu hồ sơ hợp lệ, Sở KH&ĐT sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GPKD).

3.1.4 Bước 4: Hoàn thiện các thủ tục pháp lý ban đầu

• Tiến hành khắc con dấu pháp nhân của công ty.
• Đăng ký công bố nội dung thông tin doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia trong thời hạn 30 ngày theo quy định.

3.2 Giai đoạn 2: Xin cấp giấy phép hoạt động dịch vụ XKLĐ (Tại Bộ LĐ-TB&XH)

3.2.1 Bước 1: Thực hiện nghĩa vụ ký quỹ tại Ngân hàng

3.2.2 Bước 2: Hoàn thiện hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép dịch vụ XKLĐ

1. Văn bản đề nghị cấp Giấy phép hoạt động dịch vụ XKLĐ (theo mẫu quy định tại văn bản pháp luật hiện hành).
2. Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới cấp.
3. Bản chính Giấy chứng nhận tiền ký quỹ 2 tỷ đồng do Ngân hàng cấp.
4. Hồ sơ năng lực của người đại diện pháp luật: Sơ yếu lý lịch, Phiếu lý lịch tư pháp số 1, bản sao công chứng bằng tốt nghiệp đại học trở lên, các giấy tờ (hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm) chứng minh có ít nhất 03 năm kinh nghiệm trong ngành XKLĐ hoặc đối ngoại.
5. Đề án/Phương án tổ chức bộ máy, nhân sự chuyên môn và kế hoạch triển khai hoạt động đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài.
6. Tài liệu chứng minh quyền sử dụng hợp pháp về cơ sở vật chất: Hợp đồng thuê văn phòng trụ sở chính, hợp đồng thuê/sở hữu trung tâm đào tạo định hướng (kèm theo minh chứng phòng học, ký túc xá đạt chuẩn).
7. Văn bản chứng minh trang thông tin điện tử (Website) của công ty đã thiết lập và hoạt động đúng quy định minh bạch thông tin.

3.2.3 Bước 3: Nộp hồ sơ và Thẩm định thực tế tại cơ sở

• Cơ quan tiếp nhận: Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện đến Cục Quản lý lao động ngoài nước (thuộc Bộ LĐ-TB&XH).
• Quy trình kiểm tra trực tiếp: Bộ LĐ-TB&XH không chỉ xét duyệt trên giấy tờ mà sẽ thành lập đoàn công tác liên ngành về tận nơi để kiểm tra, đối chiếu thực tế năng lực của bộ máy nhân sự cũng như điều kiện cơ sở vật chất của trung tâm đào tạo.

3.2.4 Bước 4: Nhận kết quả Giấy phép con

4. Chi phí thành lập công ty xuất khẩu lao động gồm những gì?

4.1 Chi phí đăng ký doanh nghiệp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư

• Lệ phí nộp hồ sơ và cấp giấy phép: Theo quy định nhà nước khi nộp hồ sơ trực tuyến.
• Phí khắc con dấu pháp nhân: Chi phí dao động từ 200.000 – 500.000 VNĐ tùy thuộc vào loại dấu công ty lựa chọn.
• Phí công bố thông tin doanh nghiệp: Lệ phí bắt buộc nộp để đăng tải thông tin đăng ký kinh doanh công khai trên Cổng thông tin quốc gia là 300.000 VNĐ.
• Chi phí mua chữ ký số (Token): Phục vụ cho việc kê khai thuế và đóng bảo hiểm xã hội qua mạng, dao động từ 1.500.000 – 3.000.000 VNĐ (tùy thuộc vào gói dịch vụ từ 1 đến 3 năm).
• Chi phí mở tài khoản ngân hàng và làm biển hiệu: Khoản phí duy trì tài khoản ban đầu và chi phí làm biển mica treo tại trụ sở chính (khoảng 300.000 – 1.000.000 VNĐ).

4.2 Chi phí xin Giấy phép con tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội

• Lệ phí cấp Giấy phép hoạt động dịch vụ XKLĐ: Phí thẩm định hồ sơ và cấp mới giấy phép theo quy định của Bộ LĐ-TB&XH là 5.000.000 VNĐ/lần (đối với trường hợp cấp đổi hoặc gia hạn sau này sẽ là 2.500.000 VNĐ/lần).
• Khoản tiền ký quỹ phong tỏa tại ngân hàng: Đây là khoản chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất và mang tính bắt buộc. Doanh nghiệp phải chuyển 2.000.000.000 VNĐ (Hai tỷ đồng) vào tài khoản phong tỏa của một ngân hàng thương mại. Mặc dù số tiền này vẫn thuộc quyền sở hữu của công ty và được hưởng lãi suất hàng tháng, nhưng bạn hoàn toàn không thể rút tiền gốc ra để dùng cho hoạt động kinh doanh thường nhật. Do đó, đây được coi là khoản "vốn chết" tạm thời mà doanh nghiệp phải chuẩn bị sẵn.

4.3 Chi phí chuẩn bị điều kiện cơ sở vật chất và nhân sự

• Chi phí thuê văn phòng trụ sở: Tiền đặt cọc và thanh toán trước từ 3 đến 6 tháng cho vị trí đặt trụ sở chính (yêu cầu diện tích ổn định, rõ ràng).
• Chi phí setup Trung tâm đào tạo định hướng: Khoản chi này sẽ phụ thuộc vào phương án doanh nghiệp lựa chọn:
  • Nếu tự xây dựng/thuê riêng: Phải chi trả tiền thuê mặt bằng mặt sàn lớn, chi phí mua sắm bàn ghế, bảng viết, trang thiết bị phòng học, hệ thống giường tầng, thiết bị nhà bếp, vệ sinh cho khu ký túc xá học viên nội trú.
  • Nếu liên kết đào tạo: Chi phí trả cho các trường nghề, trường cao đẳng theo hợp đồng hợp tác liên kết dài hạn.
• Chi phí xây dựng trang thông tin điện tử (Website): Từ 5.000.000 – 15.000.000 VNĐ để thiết kế một website độc lập, có cấu trúc bảo mật tốt, đủ khả năng tích hợp các tính năng công khai đơn hàng và tra cứu nhân viên nghiệp vụ đúng theo luật định.

5. Các hành vi bị nghiêm cấm trong lĩnh vực XKLĐ

• Tự ý thu tiền, các loại phí dịch vụ, phí đặt cọc của người lao động khi chưa được Bộ LĐ-TB&XH phê duyệt đơn hàng hoặc thu quá mức trần quy định của pháp luật.
• Cho bên thứ ba thuê, mượn, sử dụng chung Giấy phép hoạt động dịch vụ XKLĐ dưới mọi hình thức.
• Đưa người lao động ra nước ngoài làm việc khi chưa đăng ký hợp đồng cung ứng lao động hoặc hợp đồng không được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận.
• Quảng cáo thông tin sai sự thật về mức lương, điều kiện làm việc tại nước ngoài nhằm lừa dối người lao động.

6. Câu hỏi thường gặp về thành lập công ty xuất khẩu lao động

• Tiền ký quỹ 2 tỷ đồng tại ngân hàng có được tính lãi suất không?

• Công ty có bắt buộc phải sở hữu riêng trung tâm đào tạo định hướng không?

• Thời gian hoàn thành toàn bộ hai giai đoạn cấp phép mất bao lâu?

• Trụ sở chính: Số 19 Hoàng Diệu, Phường 13, Quận 4, Tp.HCM
• VP Quận Tân Bình: Số 6-6A Đường D52, Phường 12, Quận Tân Bình
• ĐT: (028) 6261 5511
• Hotline: 0908 95 15 79
• Email: tuvanvs@gmail.com
• Website: http://tuvanvision.com